Richtlinie für den Umgang mit
    Beschwerden

 

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"Jeder Angehörige der Gerber-Unternehmensgruppe hat eine persönliche Verantwortung, ethisches Verhalten zu zeigen und vorzuleben. Der Vorstand von Gerber und sonstige Führungskräfte sind dafür verantwortlich,    durch    ihr Beispiel Führung zu übernehmen und sicherzustellen, daß sämtliche   Mitarbeiter    die    praktische    Anwendung    dieses

Kodex erlernenund die Möglichkeit haben, diese zu diskutieren. Jeder ist verpflichtet, aufmerksam auf Umstände zu achten, die möglicherweise ein Hinweis auf illegales oder unethisches Verhalten darstellen, und zielgerichtet und rechtzeitig zu handeln, um nicht korrektes Verhalten zu verhindern."

                                                           — Gerber Scientific, Inc. Betrieblicher Verhaltens- und Ethik-Kodex

           Um eine dauerhafte Umsetzung der obigen, aus dem Betrieblichen Verhaltens- und Ethik-Kodex von Gerber Scientific, Inc. entnommenen Zielsetzungen zu ermöglichen, hat der Revisions- und Finanzausschuß des Verwaltungsrates der Gesellschaft die folgenden Prozeduren beschlossen für (1) Entgegennahme, Aufbewahrung und Umgang mit Beschwerden hinsichtlich Rechnungslegung, interner Rechnungslegungsprüfungen oder Revisionsangelegenheiten und behaupteter Verletzungen des Betrieblichen Verhaltens- und Ethik-Kodex der Gesellschaft sowie des Verhaltens- und Ethik-Finanzkodex für Chief Executive Officer und Senior Financial Officers (die "Kodexe") und (2) das vertrauliche anonyme Einreichen von Anliegen hinsichtlich fragwürdiger Rechnungslegungs- oder Revisionsangelegenheiten durch Mitarbeiter. Der Revisions- und Finanzausschuß der Gesellschaft überwacht die Bearbeitung sämtlicher Beschwerden. Die vorliegende Richtlinie soll die existenten Kodexe ergänzen.

           Diese Richtlinie gilt für sämtliche der Gesellschaft vorgelegten Beschwerden. Soweit praktikabel sollten Mitarbeiter ihre Sorgen mit dem Management erörtern, jedoch anerkennt die Gesellschaft, daß es Gelegenheiten gibt, bei denen Anliegen so heikel sind, daß Sie sich möglicherweise nicht wohl dabei fühlen, direkt zum Management zu gehen, sondern sich wohler fühlen, wenn Sie ihre Bedenken in einer vertraulichen Weise äußern können. Diese Richtlinie ist auch dazu bestimmt, solche vertraulichen Meldungen zu erleichtern.

Anwendungsbereich

           Die vorliegenden Verfahren beziehen sich auf beliebige Beschwerden, bei denen eine Verletzung der Kodexe der Gesellschaft behauptet wird. Nach Paragraph 301 des Sarbanes-Oxley Act von 2002 wurden bestimmte Verfahren eigens dafür entwickelt, sämtliche Beschwerden zu behandeln hinsichtlich Rechnungslegung, interner Rechnungslegungsprüfungen oder Revisionsangelegenheiten, einschließlich der vertraulichen anonymen Vorlage von Beschwerden hinsichtlich fragwürdiger Rechnungslegungs- oder Revisionsangelegenheiten durch Mitarbeiter, wie z.B. die folgenden:

  • unangemessene Ausgabe von Geldmitteln der Gesellschaft;

  • unangemessene Verwendung des Eigentums der Gesellschaft;

  • jedwede Maßnahmen, um in betrügerischer Weise einen unabhängigen oder staatlichen Wirtschaftsprüfer, der die Bilanzen der Gesellschaft überprüft, zu beeinflussen, zu nötigen, zu manipulieren oder in die Irre zu führen, um die genannten Bilanzen in wesentlicher Hinsicht irreführend zu gestalten,

  • Vernichten oder Manipulieren jedweder Aufzeichnungen, Dokumente oder materieller Gegenstände in der Absicht, eine anhängige oder in Aussicht genommene Revision, Überprüfung oder ein bundesstaatliches Ermittlungsverfahren zu behindern,

  • Betrug oder vorsätzlicher Fehler beim Aufzeichnen und Führen von Finanzaufzeichnungen der Gesellschaft entsprechend allgemeinen akzeptierten Rechnungslegungsgrundsätzen und sämtlichen aufsichtsrechtlichen Erfordernissen, die auf eine multinational tätige, an der Börse gehandelte US-Gesellschaft anwendbar sind,

  • Abweichung von vollständiger und angemessener Darstellung des Finanzstatus der Gesellschaft, des Betriebsergebnisses oder des Cashflow, oder

  • mangelhafte Einhaltung des Systems interner Rechnungslegungsprüfungen der Gesellschaft.

           Jeder Mitarbeiter der Gesellschaft ist berechtigt, dem Management der Gesellschaft in gutem Glauben eine Beschwerde hinsichtlich solcher Rechnungslegung, interner Rechnungslegungsprüfungen oder Revisionsangelegenheiten oder einer beliebigen Verletzung der Kodexe der Gesellschaft ohne Furcht vor Entlassung oder Vergeltungsaktionen irgendwelcher Art vorzulegen.

Einreichen von Beschwerden

           Jeder, der hinsichtlich beliebiger Verletzungen der Kodexe der Gesellschaft und insbesondere irgendwelcher Rechnungslegung, interner Rechnungslegungsprüfungen oder Revisionsangelegenheiten Sorgen hat, kann seine Sorge wie folgt melden:

      Internet: www.ethicspoint.com

      Gerber Gateway (Intranet)

      Telefon: DVertrauliche Mitarbeiter-Hotline @ 1-866-ETHICSP (1-866-384-4277)
                    (Eine Liste internationaler Nummern für die geschützte Mitarbeiter-
                    Hotline kann auf der Website der Gesellschaft eingesehen werden.)


      Mail:  Gerber Scientific, Inc.
                Office of the General Counsel
                83 Gerber Road West
                South Windsor, CT, USA 06074
                (860)644-1551

                                            oder

                Gerber Scientific, Inc.
                Director, Corporate Audit
                83 Gerber Road West
                South Windsor, CT, USA 06074
                (860)644-1551

           Klagen können auf einer vertraulichen oder anonymen Basis über eine beliebige der obigen Optionen, mit Ausnahme des Gerber-Intranet/Netzes, gemeldet werden, das ein Firewall-Passwort verwendet, das die Aktivität nach Computer-ID und Website-Adresse aufzeichnet. Um Vertraulichkeit und Anonymität beim Einreichen einer Meldung sicherzustellen:

  • sollten Mitarbeiter auf die Website www.ethicspoint.com nicht vom Gerber Intranet/Netz aus Zugriff nehmen, sondern vielmehr einen privaten Computer oder ein außerhalb der Firma gelegenes Internetportal nutzen;

  • sollten Telefonanrufe bei der geschützten Mitarbeiter-Hotline von außerhalb der Gesellschaft erfolgen.

           Die geschützte Mitarbeiter-Hotline und www.ethicspoint.com werden durch unabhängige Dritte besetzt. Bei www.ethicspoint.com erfolgte Meldungen werden durch die neueste Verschlüsselungstechnik geschützt, und Screennamen oder Computeradressen werden vom Anbieter nicht erfaßt oder zurückverfolgt. Der Anbieter generiert und unterhält keine internen Verbindungsdaten mit IP-Adressen, so daß keinerlei Informationen existieren, die den privaten Computer eines Mitarbeiters mit dem Anbieter verbinden. Meldungen, die unter Verwendung der geschützten Mitarbeiter-Hotline erfolgen, werden ebenfalls vom Serviceprovider in das Computersystem eingegeben.

           Nach dem Einreichen eines Berichts unter Verwendung einer der oben beschriebenen externen Optionen werden Sie ersucht werden, ein Passwort anzulegen, und einen vom System generierten Meldeschlüssel erhalten, welche beide benötigt werden, um erneut auf das externe System Zugriff zu nehmen, um Meldungen zu ändern oder um zu sehen, ob die Firma Anschlußfragen hat oder Bitten äußert, wobei nach wie vor die Anonymität gesichert ist.

           Sämtliche Beschwerden, die über den externen Serviceprovider eingereicht werden, werden an den Direktor Interne Revision weitergeleitet, wobei die Anonymität derjenigen, die das wünschen, gewahrt bleibt. Darüber hinaus liefert der externe Serviceprovider einen monatlichen Bericht über Beschwerden, die er erhalten hat, an den Direktor Interne Revision, den Syndikus, den Vorsitzenden des Verwaltungsrats der Gesellschaft und den Vorsitzenden des Revisions- und Finanzausschusses des Vorstandes. Der Direktor Interne Revision wird als Compliance Officer des Hauptsitzes bezeichnet und ist für die Überprüfung sämtlicher, aus beliebigen Quellen stammender Beschwerden zuständig.

Umgang mit Beschwerden

           Nach Erhalt einer Beschwerde wird der Direktor Interne Revision die Art der Beschwerde feststellen und sie wie folgt bearbeiten:

  1. Beschwerden hinsichtlich Rechnungslegung, interner Rechnungslegungsprüfungen oder Revisionsangelegenheiten werden an den Vorsitzenden des Revisions- und Finanzausschusses weitergeleitet. Der Revisions- und Finanzausschuß kann die Überprüfung von Beschwerden hinsichtlich Rechnungslegung, interner Rechnungslegungsprüfungen oder Revisionsangelegenheiten an den Syndikus (General Counsel), den Direktor Interne Revision oder die anderen Personen weiterleiten, die nach Entscheidung des Revisions- und Finanzausschusses geeignet sind, einschließlich, aber nicht begrenzt darauf, externe Rechtsberater und externe Wirtschaftsprüfer. Weitergabeentscheidungen erfolgen auf einer fallweisen Grundlage unter Berücksichtigung der Art und der Bedeutung der Beschwerde.

  2. Beschwerden hinsichtlich aller anderen Angelegenheiten werden durch den Direktor Interne Revision überprüft. Wenn der Direktor Interne Revision feststellt, daß die Beschwerde sich auf eine Verletzung der Kodexe der Gesellschaft bezieht, wird der Direktor Interne Revision diese Beschwerde an den Syndikus weiterleiten, der die Ermittlung hinsichtlich der Beschwerde in der gleichen Weise und an die gleiche(n) Person(en) delegieren kann, wie sie dem Revisions- und Finanzausschuß zur Verfügung stehen. Der Syndikus wird jede solche Ermittlung beaufsichtigen, es sei denn, es würde vom Revisions- und Finanzausschuß anderes beschlossen. Beschwerden, bei denen der Direktor Interne Revision feststellt, daß sie sich nicht auf eine Verletzung der Kodexe beziehen, werden an die geeignete interne Abteilung der Gesellschaft zur Lösung verwiesen.

           Die Person(en), die Ermittlungen hinsichtlich einer Beschwerde durchführt(durchführen), berichtet(berichten) rechtzeitig an den Revisions- und Finanzausschuß über sämtliche Tatsachen, Feststellungen, Schlußfolgerungen und gegebenenfalls vorgeschlagenen Empfehlungen für Abhilfemaßnahmen. Die Vertraulichkeit wird im vollstmöglichen Umfang gewahrt, soweit dies mit der Notwendigkeit der Durchführung einer adäquaten Überprüfung vereinbar ist.

           Prompte und zweckdienliche Korrekturmaßnahmen werden getroffen, wenn und insoweit als dies nach Einschätzung des Revisions- und Finanzausschusses bzw. des Syndikus geboten ist. Die Gesellschaft wird keinen Mitarbeiter aufgrund einer gesetzeskonformen Handlung seitens des Mitarbeiters hinsichtlich (i) Meldung in gutem Glauben von Beschwerden hinsichtlich Rechnungslegung, interner Rechnungslegungsprüfungen oder Revisionsangelegenheiten, (ii) Meldung in gutem Glauben beliebiger Verletzungen der Kodexe der Gesellschaft oder (iii) der Bestimmungen des Paragraphen 806 des Sarbanes-Oxley Act von 2002 hinsichtlich des Schutzes von Mitarbeitern von an der Börse gehandelten Gesellschaften, die Beweise für Betrug liefern, entlassen, degradieren, suspendieren, bedrohen, belästigen oder in irgendeiner Art und Weise hinsichtlich der Bedingungen und Bestimmungen seines Beschäftigungsverhältnisses diskriminieren.

Bericht und Aufbewahrung von Beschwerden und Ermittlungsunterlagen

           Der Direktor Interne Revision führt ein Verzeichnis sämtlicher Beschwerden mit Rückverfolgung ihres Erhalts, der Ermittlung und Lösung und arbeitet darüber einen periodischen summarischen Bericht für den Revisions- und Finanzausschuß aus. Kopien der Beschwerden und des genannten Verzeichnisses werden entsprechend der Richtlinie der Gesellschaft hinsichtlich der Aufbewahrung von Unterlagen aufbewahrt.

           Kopien sämtlicher Beschwerden werden auf Anfrage dem Revisions- und Finanzausschuß zur Verfügung gestellt.

June 2004

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