verplicht alle geldende wet- en regelgeving na
te leven en zich daarbij aan de hoogst mogelijke ethische normen te houden. Om
de principes van de Vennootschap wat betreft eerlijkheid, integriteit,
billijkheid, respect en betrouwbaarheid te bevorderen, hebben we deze
Gedragscode (de "Code") opgesteld. In deze Code worden de termen "Gerber", "Vennootschap",
"wij", "u", "onze" en "ons" gebruikt als verwijzing naar de onderneming als
geheel, naar een ieder binnen die onderneming en een ieder die Gerber of een
deel van haar organisatie vertegenwoordigt. Met deze Code streven wij ernaar
onjuist handelen te voorkomen en de volgende doelstellingen te bereiken:
Wij krijgen in onze complexe werkomgeving vaak te maken met
uitdagingen en dubbelzinnige kwesties. Het is onze verantwoordelijkheid om met
deze onderwerpen op een gedisciplineerde wijze om te gaan om het gewenste
resultaat te bereiken voor Gerber, haar aandeelhouders en haar medewerkers. In
de volgende hoofdstukken komen situaties aan de orde die vragen om toepassing
van onze fundamentele principes en onze doelstellingen. In geval van
tegenstrijdigheid tussen deze Code en een bepaalde bedrijfsprocedure dient u om
advies te vragen bij het Corporate Legal Department. De Code is niet de enige
bron van advies en voorlichting over de verwachtingen van de Vennootschap, maar
dient als basis voor de overige beleidsregels en richtlijnen van de Vennootschap.
Aan deze Code kunnen echter geen rechten of voordelen worden ontleend, en hij
vormt geen arbeidsovereenkomst, garantie voor voortduring van het dienstverband
of een dienstverband op andere basis dan naar keuze van de werkgever. De
Vennootschap behoudt zich het recht voor op enige tijd de Code of de
beleidsregels waarop de Code is gebaseerd om enigerlei reden te wijzigen of af
te schaffen.
De Vennootschap heeft deze Code opgesteld als richtlijn voor
directeuren, bestuurders, managers, medewerkers en vertegenwoordigers van Gerber
wereldwijd (hierna gezamenlijk te noemen "medewerkers") om een sterk ethisch
klimaat binnen de Vennootschap te bevorderen. De Code moet u helpen te begrijpen
wat er van u wordt verwacht en u helpen de juiste beslissing te nemen. Onze
directie, het hogere management en alle medewerkers en vertegenwoordigers van
Gerber dienen te voldoen aan de hoogste normen van integriteit en de regelgeving
en beleidsregels die onze bedrijfsvoering bepalen. Uw persoonlijke inzet voor
deze Code is een teken van onze normen en waarden overal ter wereld, waarbij we
steeds streven naar verhoging van de aandeelhouderswaarde, levering aan de
cliënt van kwaliteitsproducten en mogelijkheden voor Gerber-medewerkers op groei
en tegelijkertijd onze verantwoordelijkheid als lid van de internationale
gemeenschap aanvaarden.
Op zichzelf biedt deze Code geen garantie voor ethisch gedrag.
Elk lid van de Gerber-gemeenschap draagt een persoonlijke verantwoordelijkheid
om ethisch gedrag uit te dragen. De bestuurders en overige managers moeten
hierin het goede voorbeeld geven en ervoor zorgen dat alle medewerkers de kans
krijgen de praktische toepassing van deze Code te leren en te bespreken. Een
ieder dient alert te zijn op omstandigheden die kunnen wijzen op onwettig of
onethisch gedrag en tijdig de gepaste maatregelen te nemen om ongeoorloofd
gedrag te voorkomen.
Er wordt strikt toegezien op de naleving van alle geldende
wetten, overheidsregels en deze Code. Bij niet-naleving worden disciplinaire
maatregelen genomen, die zelfs tot ontslag kunnen leiden; ook zal waar nodig een
civiel- of strafrechtelijke procedure worden gestart.
Iedereen die advies vraagt, zijn bezorgdheid uit of wangedrag
meldt, houdt zich aan de voorschriften van deze Code. Als u op de hoogte bent
van mogelijk onwettig of onethisch gedrag, dient u dit te melden aan uw manager
of een van de compliance-afdelingen van de Vennootschap zoals de Corporate Legal
Department of de Corporate Audit Director overeenkomstig de in het "Klachtenbeleid"
beschreven procedures. Als u liever anoniem blijft, kunt u de vertrouwelijke
Hotline bellen of op www.ethicspoint.com criminele activiteiten of
overtredingen van de Code of andere beleidsregels van de Vennootschap of
vermoedens daarover melden. Dit kunt u 24 uur per dag, 7 dagen per week en 365
dagen per jaar doen. De medewerkers van de Hotline en www.ethicspoint.com
zijn afkomstig van onafhankelijke derden.
Meldingen kunnen op basis van vertrouwelijkheid of anoniem
worden gedaan op een van de bovengenoemde manieren met uitzondering van het
Gerber Intranet/netwerk, waar een password nodig is om langs de firewall te
komen en het ID en website adres van de computer worden geregistreerd. Om
zeker te zijn dat een melding vertrouwelijk en anoniem blijft:
Na een melding via één van de door derden beheerde opties
wordt aan de melder gevraagd een password te kiezen, waarna een door het systeem
gegenereerde meldingscode wordt toegewezen; deze zijn beide nodig om terug te
keren naar het systeem van de derden, meldingen te wijzigen of te bekijken of de
onderneming nadere vragen of verzoeken, alles terwijl de anonimiteit bewaard
blijft. Zo gauw de onafhankelijke derde uw melding heeft ontvangen en deze aan
de Vennootschap, heeft doorgestuurd, wordt een onderzoek uitgevoerd en de
gepaste actie ondernomen.
De Vennootschap tolereert geen represaillemaatregelen tegen mensen die te
goeder trouw een melding doen, hun bezorgdheid uiten of deelnemen aan een
onderzoek op grond van een van deze procedures. Vermoedens van represailles
dienen onmiddellijk aan de Corporate Legal Department te worden gemeld.
Represailles worden als ernstig wangedrag beschouwd en kunnen leiden tot
disciplinaire maatregelen waaronder ontslag van de betrokkene(n). Represailles
kunnen ook tot gevolg hebben dat de verantwoordelijke(n) persoonlijk en
financieel aansprakelijk worden gehouden en worden in sommige gevallen zelfs
beschouwd als misdrijf
STRIJDIGE BELANGEN
Algemeen
Uw beoordelingsvermogen is een van uw belangrijkste
eigenschappen. Het is essentieel dat u geen zaken-, financiële of andere relatie
met leveranciers, klanten of concurrenten aangaat die uw onafhankelijke oordeel
kan beïnvloeden als het gaat om de belangen van de Vennootschap of die daarvan
de schijn kunnen wekken.
Voorbeelden
Hieronder volgend enkele voorbeelden van strijdige belangen:
Familieleden
Het gedrag van familieleden kan een bron zijn van strijdige
belangen. Cadeaus aan familieleden door een leverancier van de Vennootschap
bijvoorbeeld worden beschouwd als cadeaus aan een medewerker en dienen te worden
gemeld. Het doen van zaken voor de Vennootschap met organisaties waar
familieleden van een medewerker werkzaam zijn of die geheel of gedeeltelijk
eigendom zijn van familieleden of naaste vrienden van een medewerker kan
strijdige belangen opleveren of de schijn daarvan wekken. In deze Code omvatten
"familieleden" ook kinderen, stiefkinderen, kleinkinderen, ouders, stiefouders,
grootouders, echtgeno(o)t(e), broer of zus, schoonmoeder, schoonvader,
schoonzoon, schoondochter, zwager of schoonzuster en aangenomen familieleden.
Persoonlijk financieel belang
Medewerkers mogen niet meewerken of een poging doen tot
beïnvloeding van een handeling waarbij het belang van de medewerker haaks staat
op de belangen van de Vennootschap. Een medewerker kan bijvoorbeeld een
aanzienlijk belang of een relatie hebben met een derde (zoals een leverancier,
verkoper, tijdelijke kracht, agent, adviseur, klant of concurrent) of met iemand
in een positie die deze derde zou kunnen beïnvloeden welke onethisch is of:
Afgezien van het in deze Code en bij wet bepaalde waarbij het
handelen in aandelen op basis van voorkennis wordt verboden, verbiedt de Code
niet het houden van minimumparticipaties of andere waardepapieren in naamloze
vennootschappen die concurreren of zaken doen met Gerber. Hierbij betekent een
minimumparticipatie wanneer men minder dan 1% van de uitstaande aandelen in een
onderneming houdt.
Cadeaus, leningen, steekpenningen,
smeergeld, kortingen en andere gunsten
Persoonlijk voordeel behaald uit cadeaus, niet-zakelijke
reizen, giften, gunsten, leningen, garanties voor leningen, en buitensporig
onthalen of beloningen, direct of indirect ontvangen van iemand die zaken wil
doen of doet met de Vennootschap of een concurrent van ons, hetzij een
natuurlijk of een rechtspersoon, zijn niet toegestaan. Bovendien zijn
onderhandse betalingen, smeergelden, steekpenningen, kortingen of andere
ongeoorloofde betalingen in verband met de aanschaf of verkoop van goederen of
diensten door de Vennootschap onbetamelijk, doorgaans illegaal en niet
toegestaan door de Vennootschap. Het is medewerkers verboden, hetzij direct
hetzij indirect via derden, aan dergelijke handelingen mee te werken. Men dient
een zakelijke relatie te onderhouden en handelingen te vermijden die de schijn
van bovenmatige invloed kunnen wekken. Dit geldt ongeacht of een medewerker
cadeaus, giften, steekpenningen, e.d. ontvangt of verstrekt.
Medewerkers mogen ongevraagde niet-geldelijke cadeaus
aannemen, mits deze slechts een symbolische waarde hebben – dwz een waarde van
minder dan $ 50,- en niet verder gaan dan de normale beleefdheden en algemeen
aanvaarde zakelijke gebruiken. Ongevraagde cadeaus van etens- of andere
bederfelijke waren die een waarde van meer dan $ 50,- hebben moeten met
collega’s worden gedeeld. De waarde van cadeaus mag geen vragen oproepen over
een eventuele verplichting van de ontvangende medewerker. Cadeaus die een waarde
van meer dan $ 50,- hebben moeten worden gemeld aan het Corporate Legal
Department, zelfs als ze ongevraagd zijn gegeven. Zakelijke geschenken, zelfs
indien ze zijn gemeld aan het Corporate Legal Department, mogen geen hogere
waarde dan $ 100,- hebben, al erkennen wij dat een duurder cadeau in sommige
gevallen op zijn plaats kan zijn. De kosten en aard van zakelijke geschenken
dienen echter in verhouding tot de omstandigheden te zijn (bijv. gebruik of
gewoonte, zakelijke relatie met en positie van ontvanger).
Maaltijden en amusement
Amusement is nimmer toegestaan indien iemand die zaken doet
of wil doen met de Vennootschap daardoor een medewerker verplicht om op een
bepaalde manier te handelen met betrekking tot de transacties van de
Vennootschap. Medewerkers mogen dergelijk amusement niet aanmoedigen of
uitlokken, noch voor henzelf noch voor hun familie of vrienden. Als voorbeeld:
het kan hier gaan om kaartjes of pasjes voor sport- of andere culturele
evenementen, reizen en/of gratis onderdak, en maaltijden. Van tijd tot tijd
mogen medewerkers ongevraagd zakelijk amusement aanvaarden, zoals af en toe een
maaltijd of sociaal evenement, maar alleen op de volgende voorwaarden:
- het amusement komt niet regelmatig voor;
- het maakt deel uit van de gewone gang van zaken; en
-
Het amusement is redelijk (d.w.z. het gaat om ongeveer dezelfde bedragen
als de medewerker gewend is uit te geven voor zijn persoonlijk amusement) en
vindt plaats in een omgeving die past bij het zakelijk doel. Als algemene
regel mogen de kosten voor amusement niet meer dan $ 100,- per evenement of
gebeurtenis bedragen.
Buiten de gewone zakelijke beleefheden mogen medewerkers
niets aan personen of organisaties aanbieden met het doel die persoon of
organisaties in hun zakelijke relatie met ons te beïnvloeden. Medewerkers worden
geacht te handelen met adviseurs of toeleveranciers die de belangen van de
Vennootschap het beste dienen met betrekking tot prijs, kwaliteit en
dienstverlening wanneer zij beslissingen nemen over het gebruik of de aankoop
van materialen, apparatuur, goederen of diensten. Van medewerkers die in een
persoonlijke hoedanigheid gebruik maken van de adviseurs, toeleveranciers of
contractanten van de Vennootschap wordt verwacht dat zij de marktwaarde betalen
voor de geleverde materialen en diensten.
Nevenfuncties
Werkzaamheden voor een externe werkgever, zelfstandig
ondernemerschap of een functie als bestuurder, directeur, partner of consultant
voor externe organisaties zijn niet toegestaan indien dit:
Van medewerkers wordt verwacht dat zij toestemming van het
bestuur vragen voor werkzaamheden voor een externe werkgever, met vermelding van
de naam van de werkgever en het verwachte aantal werkuren. Een medewerker die
een bestuursfunctie wil bij een profit of non-profit organisatie wil vervullen,
moet vooraf toestemming vragen en krijgen van het Corporate Legal Department om
tegenstrijdige belangen te vermijden en eventuele aansprakelijkheid van de
Vennootschap te beperken. Dit vereiste is niet van toepassing op een functie bij
een plaatselijke non-profit organisatie zoals een jeugdsportclub of een
religieuze organisatie waar de kans op strijdige belangen klein is.
Zakelijke kansen
Als u een persoonlijk voordeel ontvangt vanwege uw positie
als medewerker van Gerber kan dit een tegenstrijdig belang opleveren. U mag
naast uw beloning door de Vennootschap geen persoonlijke winst of persoonlijk
voordeel behalen in verband met een transactie waarbij de Vennootschap of u als
medewerker van Gerber bent betrokken. Het is verboden:
U bent verplicht de gerechtvaardigde belangen van de
Vennootschap te bevorderen indien de mogelijkheid daartoe zich aandient.
Politieke activiteiten
U wordt aangemoedigd actief deel te nemen aan het politieke
proces, zolang dit in uw eigen tijd en op eigen kosten geschiedt en anderszins
geen belemmering vormt voor de activiteiten van de Vennootschap, zoals in het
onderdeel "Nevenfuncties" hierboven is beschreven. Wij zijn van mening dat
individuele deelname hieraan een voortdurende verantwoordelijkheid is van
degenen die in een vrij land wonen.
Persoonlijke politieke bijdragen aan een kandidaat of
politiek actiecomité mogen uitsluitend uit niet-declarabele, eigen middelen
geschieden. Politieke bijdragen mogen niet namens de Vennootschap of met gebruik
van geld of middelen van de onderneming worden gedaan, tenzij de Corporate Legal
Department dit vooraf uitdrukkelijk goedkeurt.
U mag geen gebruik maken van gelden van de Vennootschap,
uzelf, of andere middelen van de Vennootschap voor politieke of andere
doeleinden gebruiken die onder de geldende federale, staats- lokale of
buitenlandse wet- en regelgeving onbehoorlijk of verboden zijn. Verder zijn
bijdragen en uitgaven van de Vennootschap in verband met verkiezingscampagnes
alleen toegestaan, voor zover deze onder de federale, staats-, lokale of
buitenlandse wet- en regelgeving op verkiezingen mogelijk zijn.
Melding van tegenstrijdige belangen of mogelijk
tegenstrijdige belangen
U dient alle bestaande of mogelijk tegenstrijdige belangen
ten aanzien van uzelf of anderen te melden aan uw management of de met ethische
kwestie belaste afdelingen zoals de Corporate Legal Department of de Corporate
Audit Director en daarbij de procedures uit het onderdeel "Klachtenbehandeling"
te volgen. Bestuurders dienen bestaande of mogelijke tegenstrijdige belangen die
zij ten aanzien van u of anderen opmerken aan hun directe leidinggevende te
melden. Indien de bestuurder denkt dat het beter is niet zijn of haar
leidinggevende te benaderen, zal hij of zij de kwestie, naar gelang van
toepassing, melden aan de Corporate Legal Department, het Audit en Finance
Committee of de Directie. Directeuren moeten eventuele bestaande of mogelijke
tegenstrijdige belangen die zij ten aanzien van u of anderen opmerken, melden
aan de voorzitter van de Nominating and Corporate Governance Committee van de
Directie.
HANDEL MET VOORKENNIS
Algemeen
Het is mogelijk dat een medewerker op een bepaald moment
beschikt over informatie omtrent de Vennootschap of haar bedrijfsactiviteiten
die niet bij het grote publiek bekend is. Bepaalde interne informatie kan als
cruciaal worden beschouwd, en is dus zo belangrijk dat de openbaarmaking
daarvan door een redelijke belegger zal worden beschouwd als een aanzienlijke
wijziging in de "totale mix" van bekendgemaakte informatie, die als zodanig de
aandelenkoers van de Vennootschap kan beïnvloeden. Medewerkers mogen dergelijke
interne informatie niet voor persoonlijk gewin of voordeel gebruiken. Werknemers
die op de hoogte zijn van cruciale, niet-gepubliceerde informatie over de
Vennootschap ("insiders") mogen niet direct of via familieleden of andere
personen of entiteiten:
Een dergelijke aankoop of verkoop van of handel in effecten
kan leiden tot disciplinaire maatregelen, inclusief beëindiging van het
dienstverband; civielrechtelijke vervolging met dwangsommen van ten hoogste drie
keer de gemaakte winst of het geleden verlies als gevolg van de handel met
voorkennis of de tip, of strafrechtelijke vervolging die leidt tot een boete en
gevangenisstraf.
Indien u denkt dat u beschikt over interne informatie en de
aard daarvan wenst te bespreken, dient u het onderdeel "Handel met voorkennis
en vertrouwelijkheid" van de Vennootschap te raadplegen en advies aan uw
leidinggevende en de Corporate Legal Department te vragen voordat u in de
effecten van een onderneming handelt (of een ander tipt dit te doen).
Voorbeelden van informatie die onder bepaalde omstandigheden
als cruciale, niet-gepubliceerde informatie wordt beschouwd zijn:
-
niet-gepubliceerde onderhandelingen en overeenkomsten over fusies,
concessies, joint-ventures, overnames, afstotingen, bedrijfscombinaties of
tender offers;
Effecten van andere vennootschappen
Hetzelfde beleid geldt voor effecten die een andere
vennootschap uitgeeft indien u door uw functie bij of betrokkenheid bij de
Vennootschap beschikt over cruciale, niet-gepubliceerde informatie over die
vennootschap.
Handel na bekendmaking
Nadat cruciale informatie is bekendgemaakt, mag een insider
de desbetreffende effecten pas weer kopen of verkopen op de derde werkdag nadat
de informatie openbaar is vrijgegeven, zodat de markt tijd heeft om de
informatie te verwerken. De handel in aandelen van de Vennootschap door
medewerkers is verboden vanaf 10 werkdagen voor het einde van elk financieel
kwartaal (31 juli, 31 oktober 31 januari en 30 april) tot de derde werkdag nadat
de winst van de Vennootschap over dat kwartaal is bekendgemaakt.
DE BESCHERMING VAN VERTROUWELIJKE INFORMATIE
Vertrouwelijke en beschermde informatie
Vertrouwelijke informatie is alle niet openbare informatie
die in geval van bekendmaking een oneerlijk voordeel voor de concurrent kan
opleveren of de Vennootschap of haar afnemers schade kan berokkenen.
Vertrouwelijke en beschermde informatie over de Vennootschap of haar
zakenrelaties is eigendom van de Vennootschap en dient strikt vertrouwelijk te
worden behandeld. U mag deze informatie niet bekendmaken of met anderen
bespreken. Hiertoe behoort informatie over de activiteiten, producten, processen
en diensten van de Vennootschap. Dit kan ook informatie zijn over onderzoek,
ontwikkeling, uitvindingen, handelsgeheimen, intellectuele eigendom van
enigerlei aard of omschrijvingen, gegevens, businessplannen,
marketingstrategieën, technieken, contractuele onderhandelingen, inhoud van het
intranet en bedrijfsmethoden of praktijken van de Vennootschap.
Wij zijn allemaal verantwoordelijk voor het beveiligen van de
informatie van de vennootschap en het naleven van de gevestigde
veiligheidscontroles en -procedures. Het is aan ons om geen vertrouwelijke
informatie te verliezen, verkeerd op te slaan of onbeheerd achter te laten. We
mogen zulke informatie niet achterlaten op plaatsen waar zij gemakkelijk door
anderen kan worden benaderd, zoals een open bestand op de computer, op het fax-
of kopieerapparaat, enz., of deze informatie achteloos bespreken waar anderen
dat kunnen horen.
Beschermde informatie over de Vennootschap die is verzameld
door of meegedeeld aan een medewerker vóór of tijdens zijn/haar dienstverband
bij de Vennootschap is de eigendom van de Vennootschap en dient bij het einde
van het dienstverband of op verzoek te worden teruggegeven, tenzij schriftelijk
anders is overeengekomen.
Vertrouwelijke informatie van anderen
Net zoals wij onze eigen vertrouwelijke informatie beschermen
dienen wij ook de informatie die wij in vertrouwen van anderen ontvangen, zoals
zakenpartners, leveranciers, aannemers, concurrenten, afnemers, vertrouwelijk te
behandelen. Medewerkers dienen met de Corporate Legal Department af te stemmen
of de juiste overeenkomsten zijn afgesloten voordat zij vertrouwelijke
informatie van derden ontvangen. Deze overeenkomsten dienen een evenwicht te
weerspiegelen tussen de waarde van de ontvangen informatie enerzijds en de
logistieke en financiële kosten voor het handhaven van de vertrouwelijkheid van
de informatie en het beperken van de zakelijke kansen voor de Vennootschap
anderzijds. Vertrouwelijke informatie die u van een externe bron, zoals een
voormalige werkgever heeft ontvangen, mag niet worden meegedeeld aan of gebruikt
door de Vennootschap zolang deze informatie vertrouwelijk is. Ongevraagde
vertrouwelijke informatie die aan de Vennootschap wordt voorgelegd moet worden
geweigerd, zo mogelijk aan de afzender te worden teruggegeven of bij ontvangst
via het Internet worden gewist.
Eerbiediging van de intellectuele eigendom van anderen
We mogen auteursrechtelijk beschermde software, documentatie
of andere materialen die eigendom zijn van anderen niet verveelvoudigen,
verspreiden of wijzigen zonder een geldige licentie of toestemming vooraf van de
auteursgerechtigde. Op computers van de Vennootschap mag alleen rechtmatig
gekochte, originele software worden geïnstalleerd. Voor nadere bijzonderheden
over het gebruik van software zonder licentie en softwarepiraterij verwijzen wij
naar het onderdeel"Gebruik van software zonder licentie ("software-piraterij")"
op het intranet van de Vennootschap. Ook artikelen op een website kunnen onder
het auteursrecht vallen. Tenzij de website uitdrukkelijk toestemming geeft voor
het downloaden van inhoud hebben wij gewoonlijk alleen maar het recht de inhoud
te bekijken. Indien u de inhoud van een specifieke website wilt downloaden en
verspreiden maar daarvoor geen toestemming heeft, of andere vragen over
intellectuele eigendomswetgeving heeft, kunt u contact opnemen met de Corporate
Legal Department.
RELATIES MET DE OVERHEID
Naleving van wet- en regelgeving
Naleving van de wet naar de letter en de geest vormt mede het
fundament waarop de ethische beleidsregels van de Vennootschap zijn gebouwd.
Alle medewerkers moeten de geldende wetgeving en overheidsregelgeving
respecteren en naleven. Iedere medewerker heeft de persoonlijke
verantwoordelijkheid zich te houden aan alle normen en beperkingen die onder de
geldende wet- en regelgeving worden opgelegd. Het is belangrijk dat u advies
vraagt aan uw leidinggevenden, managers of ander daartoe aangewezen personeel
indien u vragen heeft over de wet- en regelgeving die op de activiteiten van de
Vennootschap van toepassing is.
Het indienen van rapporten bij de overheid
Rapporten of informatie die namens ons aan de federale,
staats-, lokale of buitenlandse overheid wordt verstrekt dient volledig en juist
te zijn. Elke omissie, onjuistheid of gebrek aan aandacht voor details kan
leiden tot overtreding van de wet- en regelgeving inzake rapportage.
Anti-Boycottwetgeving
De Vennootschap dient zich te houden aan anti-boycotwetgeving
die het ons verbiedt deel te nemen aan een boycot van een land of bedrijf daarin
en ons verplicht elk verzoek tot deelneming aan een dergelijke boycot te melden.
Tot verboden gedragingen behoren verzoeken van een klant om geen zaken te doen
met de overheid, bedrijven of inwoners van een bepaald land; verzoeken om
bepaalde informatie te verstrekken over de activiteiten van de vennootschap in
dat land; of verzoeken om andere handelingen te verrichten of een boycot te
ondersteunen die de Verenigde Staten niet erkennen. De anti-boycotwetgeving
omvat sancties, waaronder civiel- en strafrechtelijke sancties en het verlies
van belastingvoordelen bij bepaalde handelingen die als ondersteuning van deze
boycots worden beschouwd.
U dient een dergelijk verzoek aan uw leidinggevende te melden.
Wij doen geen zaken met een overheid, entiteit, organisatie of persoon indien
dit onder de geldende wet verboden is. Voor meer informatie over deze wetten
kunt u contact opnemen met de Corporate Legal Department.
Steekpenningen en de Amerikaanse wet op buitenlandse
corrupte praktijken
Het is onder de Amerikaanse wet op de buitenlandse corrupte
praktijken (Foreign Corrupt Practices Act "FCPA") verboden iets van waarde,
direct of indirect, te geven aan buitenlandse overheidsfunctionarissen of
buitenlandse politieke kandidaten met het oog op het uitoefenen van
bedrijfsactiviteiten. Derhalve mogen geen middelen van de Vennootschap direct of
indirect door een medewerker, inclusief een vertegenwoordiger die namens ons
handelt, worden aangeboden aan een buitenlandse overheidsfunctionaris,
buitenlandse politieke partij of kandidaat voor een buitenlands politiek ambt om
de buitenlandse persoon te beïnvloeden om zo bedrijfsactiviteiten te verwerven,
te behouden of naar een bepaalde persoon te sturen. Een ieder die steekpenningen
betaalt kan de Vennootschap en hemzelf/haarzelf blootstellen aan civiele en
strafrechtelijke sancties. De Vennootschap verbiedt ongeoorloofde betalingen
voor al haar activiteiten, ongeacht of het activiteiten met de overheid of
particulieren betreft. Indien u een aanbod van geld of geschenk ontvangt dat is
bedoeld om uw zakelijke beslissing te beïnvloeden, moet u dit onmiddellijk bij
uw leidinggevende of de Corporate Legal Department melden.
De wetgeving in bepaalde landen verbiedt bepaalde vormen van
gedrag inzake ongebruikelijke of onregelmatige betalingen. Deze wetten worden in
de praktijk niet altijd gehandhaafd. Ongeacht de lokale wetten of de handhaving
daarvan blijven deze betalingen in de Verenigde Staten onwettig en zijn zij
onacceptabel onder deze Code.
De FCPA verbiedt ook het bewust vervalsen van boeken en
bescheiden van de Vennootschap of het bewust omzeilen of niet invoeren van
boekhoudkundige controles. Medewerkers die bij buitenlandse activiteiten zijn
betrokken dienen bekend te zijn met de FCPA en soortgelijke wetten die gelden
voor onze buitenlandse activiteiten.
Een nadere omschrijving van de Amerikaanse wet op de
buitenlandse corrupte praktijken is te vinden op het intranet van de
Vennootschap. U wordt verzocht zich vertrouwd te maken met de voorschriften van
deze wet.
EERLIJKE HANDELSPRAKTIJKEN
Eerlijk handelen met anderen
We hebben altijd succes bereikt door eerlijk te concurreren.
Wij proberen een concurrentievoordeel te behalen door buitengewone prestaties,
en niet door onethische of onwettige praktijken. Elke medewerker moet proberen
de rechten van afnemers, leveranciers, concurrenten en andere medewerkers van de
Vennootschap te respecteren en deze eerlijk te behandelen. Medewerkers mogen
geen oneerlijk voordeel behalen door manipulatie, verzwijging, misbruik van
beschermde informatie, onjuiste weergave van wezenlijke feiten of andere
oneerlijke handelspraktijken.
Antikartel- en concurrentiewetten
Onder de antikartelwetgeving is elke uitdrukkelijke of
stilzwijgende, formele of informele overeenkomst, afspraak of regeling ter
beperking van de handel of marktwerking verboden. Het beleid van de Vennootschap
is tegelijkertijd gericht op felle concurrentie en naleving van deze wetten naar
de letter en de geest. U dient de anti-kartelwetten en beslissingen te begrijpen
en na te leven voor zover die relevant zijn voor uw activiteiten. Indien u de
concurrentie beperkt en daarbij de anti-kartelwetgeving overtreedt, riskeren
zowel u als de Vennootschap strafrechtelijke sancties. U dient daarom elke vraag
omtrent de naleving van anti-kartelwetten of uw verantwoordelijkheid onder dit
beleid aan de Corporate Legal Department voor te leggen. Hieronder worden enkele
veel voorkomende kartelproblemen besproken. Een nadere bespreking van de anti-kartelrichtijnen
van de Vennootschap kunt u vinden in de"Handleiding naleving anti-kartelwetgeving"
op het intranet van de Vennootschap.
Leveranciers
Alle aankopen van goederen en diensten geschieden op basis
van kwaliteit, dienstverlening, prijs en geschiktheid. Op basis van deze
factoren streeft de Vennootschap naar wederzijds gunstige, langdurige relaties
met haar leveranciers. De Vennootschap kan haar producten aan leveranciers
verkopen, maar het is in strijd met haar beleid om het aankopen van producten
door de leverancier als voorwaarde te stellen voor de zakenrelatie met die
leverancier. Dit staat bekend als "wederkerigheid".
Afnemers
Alle transacties met afnemers en mogelijke afnemers dienen
eerlijk en boven de tafel te geschieden. De Vennootschap verkrijgt en behoudt
haar activiteiten door de hoge kwaliteit van haar producten en diensten en de
concurrerende prijs daarvan. Het is gewoonlijk in strijd met het beleid van de
Vennootschap om te verlangen dat een afnemer een product koopt om een ander
product te verkrijgen. Dit staat bekend als "koppelverkoop". Bundelen of als
pakket verkopen van producten is soms toegestaan, maar dient vooraf te worden
goedgekeurd door de Corporate Legal Department.
Concurrenten/concurrentie
Het is in strijd met het beleid van de Vennootschap
gesprekken te voeren met of mededelingen te doen aan concurrenten over prijzen
of aangelegenheden die de prijs beïnvloeden, waaronder kosten,
kredietvoorwaarden, toewijzing van markten, rayons, afnemers of
bedrijfsactiviteiten.
Exclusieve transacties
Overeenkomsten waarbij een koper of verkoper verplicht is
exclusief met een partij te handelen kunnen aan strengere anti-kartelcontroles
zijn onderworpen dan niet exclusieve regelingen, afhankelijk van het
marktaandeel van de betrokken partijen. Voorafgaande toestemming van de
Corporate Legal Department is vereist voordat de Vennootschap een exclusieve
overeenkomst van welke aard dan ook aangaat.
Monopolisering
Een aanzienlijk aandeel van de markt of een marktsegment of "marktinvloed"
is niet onwettig. In geval van een monopolie echter, wordt de marktinvloed
verkregen of behouden door misbruik. Medewerkers dienen dan ook te voorkomen dat
hun tactiek kan worden uitgelegd als gericht op het uitsluiten of elimineren van
concurrentie.
Overheidsvertegenwoordigers
De Vennootschap heeft van tijd tot tijd zakelijke en
gereglementeerde contacten met federale, staats-, lokale en buitenlandse
overheidsinstanties en -vertegenwoordigers. Het is medewerkers verboden iets van
waarde aan te bieden, of te verstrekken aan dan wel te ontvangen van een
functionaris, werknemer of vertegenwoordiger van een overheidsinstantie waarmee
de Vennootschap zaken doet, zaken wenst te doen of gereglementeerde betrekkingen
onderhoudt.
RELATIES MET BELEGGERS EN OPENBARE AANGELEGENHEDEN
Het is van groot belang dat de informatie over de
Vennootschap die op financiële markten wordt verspreid zowel juist als
consequent is. Om deze reden is de Corporate Finance Department verantwoordelijk
voor de openbare communicatie met aandeelhouders, analysten, de media, de lokale
gemeenschap, overheidsfunctionarissen en andere belanghebbenden in de financiële
gemeenschap. Nieuws dat naar verwachting van invloed zal zijn op beleggers of de
markt voor aandelen Gerber mag alleen door de aangewezen vertegenwoordigers van
Corporate Finance worden bekendgemaakt. De Corporate Finance Department dient
als woordvoerder in zowel routinematige and niet-routinematige situaties.
FINANCIËLE EN BOEKHOUDKUNDIGE PRAKTIJKEN
Juistheid van de boekhouding
Wij zijn allemaal afhankelijk van de juistheid en
volledigheid van onze administratie bij het opstellen van juiste financiële
verslagen, nemen van managementbeslissingen en analyseren van de
bedrijfsactiviteiten. De Vennootschap en elk van haar dochtervennootschappen is
verantwoordelijk voor het bijhouden van boeken en een (financiële) administratie
die in een redelijke mate van detail een juist en betrouwbaar beeld geeft van de
transacties van de Vennootschap en de bestemming van haar activa. Wij moeten
onze boeken overeenkomstig algemeen aanvaarde boekhoudkundige grondslagen,
het stelsel van interne controles en de reglementaire voorschriften bijhouden
welke gelden voor multinationale, in de Verenigde Staten ter beurze genoteerde
vennootschappen.
Hoewel veel onze medewerkers mogelijk niet op de hoogte zijn
van de boekhoudkundige procedures, dient elke medewerker ervoor te zorgen dat
elke registratie die hij of zij behandelt volledig, juist en betrouwbaar is.
Veel van deze registraties zijn cruciaal voor het beheer van onze activiteiten.
Valse, misleidende of onvolledige informatie maakt het voor de Vennootschap
moeilijk goede beslissingen te nemen over middelen, medewerkers en programma's
en vormt in bepaalde gevallen een overtreding van de wet. Elke medewerker is
verantwoordelijk voor een zorgvuldige en eerlijke opstelling van alle verslagen,
bewijsstukken, rekeningen, tijdsregistraties, salaris- en dienstenregistraties
en andere cruciale gegevens.
Beleid inzake informatieverstrekking en controles
Het continueren van onze uitmuntende reputatie hangt af van
de volledigheid van door de Vennootschap te verstrekken belangrijke informatie
die op de effectenmarkt wordt gebruikt. De verstrekking van financiële en niet
financiële informatie aan de Securities and Exchange Commission (de "SEC") en
andere openbare uitlatingen door de Vennootschap dient betrouwbaar, juist,
tijdig en begrijpelijk te zijn. Het informatieverstrekkingsproces dient ter
registratie, verwerking, samenvatting en rapportage van belangrijke informatie
die onder de geldende wet- en regelgeving is vereist. De bij dit proces
betrokken medewerkers dienen op de hoogte te blijven van de voorschriften inzake
informatieverstrekking die voor de Vennootschap gelden.
Het is in strijd met het beleid van de Vennootschap om
wezenlijke feiten omtrent de Vennootschap aan anderen binnen of buiten de
Vennootschap, inclusief de externe accountants van de Vennootschap, bewust
verkeerd weer te geven of weg te laten. Adequate rapportage van betrouwbare en
juiste informatie is een complex proces waarvoor samenwerking tussen vele
afdelingen en disciplines is vereist. Wij moeten allemaal samenwerken om te
zorgen dat het publiek wordt voorzien van betrouwbare en juiste informatie.
Bewaren van administratieve bescheiden
De Vennootschap heeft beleidsregels voor het bewaren van
documenten ontwikkeld, waarbij bewaarperioden zijn bepaald voor bescheiden die
tijdens de normale bedrijfsactiviteiten worden aangemaakt of ontvangen. Tot de
administratieve bescheiden behoren alle informatie, ongeacht de fysieke vorm,
die bij de uitoefening van de bedrijfsactiviteiten wordt aangemaakt of ontvangen.
Het fysieke formaat van administratieve bescheiden omvat papieren of
elektronische exemplaren, magneetbanden, schijven, bestanden in audio- of
videoformaat, optisch beeld, enz. Elke afdeling is verantwoordelijk voor het
onderhouden, ophalen, overbrengen en vernietigen van haar bescheiden
overeenkomstig de gevestigde archiveringsprocedures, administratieve
bewaartermijnen en procedures. Nadere beleidsregels over het bewaren van de
administratieve bescheiden zijn beschikbaar op het intranet van de Vennootschap.
Wijziging, vernietiging of vervalsing van bedrijfsdocumenten
of -bescheiden vormt in bepaalde gevallen een misdrijf. Vernietiging of
wijziging van documenten met het doel een lopende of verwachte ambtelijke
procedure te bemoeilijken vormt een misdrijf en kan leiden tot hoge boetes en
een gevangenisstraf. Vernietiging of vervalsing in een andere context kan worden
beschouwd als een overtreding van de federale veiligheidswetgeving of
wetsobstructie.
Voordat u documenten of gegevens vernietigt, dient u de
documentbewaarprocedures van de Vennootschap te raadplegen. Indien de procedure
onduidelijk is, er vragen rijzen of sprake is van een lopende of verwachte
ambtelijke procedure, dan is voor het vernietigen van documenten steeds de
schriftelijke toestemming van de Corporate Legal Department vereist.
Beveiliging van de bedrijfseigendommen
Wij hebben jegens de beleggers de verplichting en
verantwoordelijkheid de bedrijfseigendommen te beschermen. U bent persoonlijk
verantwoordelijk en aanspreekbaar voor de juiste besteding van de
bedrijfsmiddelen, inclusief aan reiskosten of amusement van afnemers bestede
middelen. U bent ook verantwoordelijk voor het behoorlijk gebruik van de
eigendommen die tot uw beschikking staan, inclusief de eigendommen en
geldmiddelen van de Vennootschap en eigendommen die afnemers of anderen aan u
hebben toevertrouwd. U wordt geacht deze zaken in goede staat te houden zolang
zij in uw bezit zijn. Bedrijfseigendommen zijn uitsluitend bestemd voor
legitieme bedrijfsdoeleinden en mogen ongeacht hun staat of waarde niet zonder
behoorlijke toestemming worden verkocht, uitgeleend of weggegeven.
Financieel-ethische gedragscode voor de Chief
Executive Officer en Senior Financial Officers.
Behalve aan de bepalingen in deze ethische gedragscode inzake
strijdigheid van belangen en naleving van de wet heeft de Vennootschap speciaal
voor de Chief Executive Officer en de Senior Financial Officers een "financieel-ethische
gedragscode"(de "financiële gedragscode") ingesteld. De financiële
gedragscode gaat in op eerlijk en ethisch gedrag, inclusief het vermijden van
tegenstrijdige belangen, volledige, betrouwbare, juiste, tijdige en
begrijpelijke informatieverstrekking in periodieke rapportages door de
Vennootschap, naleving van wet- en regelgeving, tijdige melding van
overtredingen van de financiële gedragscode, en persoonlijke
verantwoordelijkheid voor naleving van de financiële gedragscode. De financiële
gedragscode van de Vennootschap kan worden bekeken op de website van de
Vennootschap.
Verplichting tot melding van bedenkelijke
boekhoudkundige en auditing-aangelegenheden
Elke medewerker is verantwoordelijk voor het melden van elke
bedenkelijke situatie of bezorgdheid over de boekhouding, de interne
controlemaatregelen of auditing-aangelegenheden van de Vennootschap die onder
zijn of haar aandacht komt. U dient op het juiste tijdstip de juiste vragen te
stellen indien u in aanraking komt met één van de onderstaande situaties:
Indien sprake is van een dergelijke vraag of bezorgdheid,
dient u dit te melden aan uw manager of een met ethische kwesties belaste
afdeling van de Vennootschap zoals de Corporate Legal Department of de Corporate
Audit Director overeenkomstig de in het "Klachtenbeleid" beschreven procedures."
ARBEIDSBELEID
Eerlijke arbeid
Als medewerker van Gerber zijn uw individuele inzet,
creativiteit, vaardigheden en energie doorslaggevend voor ons leiderschap op de
markten die wij bedienen en de continuïteit van ons ondernemingssucces. Om de
professionele groei en arbeidstevredenheid van onze medewerkers te maximaliseren
zijn wij voorstander van teamwork. Uw succes als deel van het team hangt af van
uw bijdrage en uw vermogen het vertrouwen van uw collega's en leidinggevenden te
wekken. Respect voor de rechten en de waardigheid van anderen en toewijding aan
de belangen van onze Vennootschap zijn essentieel. Bij het werken als team om de
doelstellingen te bereiken dient een ieder van ons de rechten van de ander te
respecteren. Als lid van het team functioneert u het beste als u betrouwbaar
bent en zich inzet voor hoogwaardige prestaties. De relatie tussen groepen
binnen de onderneming vereist ook teamwork.
De Vennootschap waardeert een gevarieerd personeelsbestand.
Om het respect onder medewerkers te bevorderen en een omgeving te scheppen
waarin zij hun potentieel kunnen maximaliseren, hanteren wij het volgende
arbeidsbeleid:
-
geen discriminatie naar ras, religie, etnische of nationale afkomst,
kleur, geslacht, leeftijd, nationaliteit, veteranenstatus, huwelijkse staat,
seksuele voorkeur, handicap of andere bij wet verboden factor;
Onwettige intimidatie
Elke vorm van seksuele intimidatie is ten strengste verboden.
Het volgende is in strijd met het bedrijfsbeleid: ongewenste seksuele
flirtpogingen, toenaderingen of voorstellen, verbale beledigingen van seksuele
aard, subtiele druk of verzoeken om seksuele activiteiten, onnodige aanrakingen
van een persoon, nadrukkelijke of verbale opmerkingen over iemands lichaam,
seksueel vernederende bewoordingen om iemand te beschrijven, seksueel
suggestieve objecten of afbeeldingen op de werkplaats, seksueel expliciete of
aanstootgevende grappen of fysieke aanranding. Onschuldige opmerkingen over het
uiterlijk van iemand zijn op zich niet ongepast. Het is bijvoorbeeld niet
ontoelaatbaar om een medewerker te vertellen dat een bepaald kledingstuk er mooi
uitziet. Echter indien de inhoud of wijze waarop deze opmerkingen worden gemaakt
seksueel suggestief of anderszins aanstootgevend is, kan dit in strijd zijn met
de wet.
Ook intimidatie naar ras of anderszins neerbuigende
bewoordingen of gedragingen kunnen een vijandige en aanstootgevende werkomgeving
creëren en zullen niet worden getolereerd.
Bij sollicitatiegesprekken in het algemeen mag men geen
vragen stellen die de sollicitant kunnen vereenzelvigen met een bepaald ras,
bepaalde kleur, religie, geloofsovertuiging, enz. Hierna volgen enkele
voorbeelden waarover geen vragen zijn toegestaan:
-
ras, geloofsovertuiging, religie, kleur, nationale afkomst, voorgeslacht,
leeftijd of huwelijkse staat;
-
lidmaatschap van particuliere of politieke organisaties, clubs, sociale
genootschappen, verenigingen, loges of andere organisaties, uitgezonderd
beroeps-, handels- of dienstenorganisaties (kan gelden als vraag naar
religie of geloofsovertuiging);
Het is van belang te bedenken dat de wettelijke beperkingen
op vragen ook gelden voor de mondelinge vragen tijdens een sollicitatiegesprek.
Waar het om gaat is dat u niet vraagt naar informatie waar u wettelijk niet naar
mag vragen.
Intimidatie en discriminatie zijn niet alleen onwettig maar
ook buitengewoon storend en in strijd met de bedrijfsmissie. De Vennootschap zal
actief optreden om ervoor te zorgen dat intimidatie en discriminatie niet
voorkomen. Overtreding van dit beleid kan leiden tot disciplinaire maatregelen,
inclusief beëindiging van de arbeidsovereenkomst indien dit gepast is.
De wet beschermt personen die discriminatie of intimidatie
melden. Het is onwettig iemand te discrimineren die zich verzet tegen onwettige
discriminatie of een aanklacht indient, optreedt als getuige of deelneemt aan
een onderzoek, procedure of zitting met betrekking tot een aanklacht wegens
discriminatie of intimidatie.
Indien een sollicitant bijvoorbeeld vermeldt dat hij of zij
partij is bij een rechtszaak tegen een voormalige werkgever wegens vermeende
discriminatie dient u deze kwestie niet verder te bespreken en deze kennis niet
mee te nemen in uw evaluatie van de sollicitant.
Het is uiteraard onwettig om repressaillemaatregelen te nemen
tegen een medewerker die een verboden gedraging meldt of tegen een medewerker
die de melding heeft gesteund.
Indienstneming van familieleden en persoonlijke
relaties onder collega's
Om tegenstrijdige belangen te voorkomen ontmoedigt de
Vennootschap het in dienst nemen van naaste familieleden binnen dezelfde divisie.
Indienstneming van familieleden van medewerkers bij de Vennootschap is wel
toegestaan, mits zij beantwoorden aan de functievereisten en de indienstneming
van het familielid naar het oordeel van de Vennootschap geen strijdig belang
oplevert of de schijn daarvan wekt.
Managers die op enigerlei moment hun eigen familieleden,
familieleden van andere managers of medewerkers met wie zij een persoonlijke
relatie onderhouden willen aanwerven, overplaatsen, bevorderen, of functioneel
willen beoordelen, of voor wie zij de beloning en voordelen willen vaststellen,
dienen vooraf schriftelijk toestemming te verkrijgen van hun Manager en de
Directeur van de afdeling Human Resources. In gevallen waarbij een tweede niveau
van beoordeling is aangewezen (of een hoger niveau van beoordeling bij
aanbeveling voor toekenning van een voordeelregelingen van de Vennootschap)
waarbij een familielid zal zijn betrokken, dient dit familielid de beoordeling
over te laten aan zijn of haar directe leidinggevende. Ingeval de CEO de
onmiddellijk leidinggevende zou zijn, het tweede niveau van beoordeling of het
hogere niveau voor beoordeling van het familielid zou zijn, doet de CEO afstand
ten gunste van de voorzitter van het Management Development and Compensation
Committee of, ingeval van een strijdig belang, een ander lid van die commissie
waarmee geen strijdig belang bestaat. In geval de leden van de Directie
deelnemen aan besluitvorming omtrent de verantwoordelijkheden, salarissen,
bonussen , promoties, specifieke voordelen, toekenningen of andere
carrièreaangelegenheden met betrekking tot een familielid, onthouden deze
directieleden zich van deelname aan de besprekingen en stemming over de
betrokken beslissingen.
Definitie van familielid
De term "familielid" omvat een huwelijkspartner, ouder,
schoonouder, kind, grootouder, kleinkind, zuster/broer, schoonzuster/schoonbroer,
oom/tante, nicht/neef en een ieder met wie een medewerker een persoonlijke
relatie heeft.
Definitie van persoonlijke relatie
Een "persoonlijke relatie" omvat, maar is niet beperkt tot,
de volgende activiteiten: regelmatige afspraakjes, voeren van een
gemeenschappelijke huishouding of samenwoning.
Melding van familieleden
Een medewerker dient een wijziging in een relatie met een
andere medewerker die daardoor valt onder het begrip "familielid" aan de
afdeling Human Resources te melden, waarna de bovenstaande voorschriften van
toepassing worden. Indien tussen een manager en een ondergeschikte een
persoonlijke relatie ontstaat, dienen beide medewerkers de daarvoor bestemde
manager te informeren. Deze informatie blijft vertrouwelijk.
Milieu, gezondheid en veiligheid
De Vennootschap zet zich in voor het beheren en exploiteren
van haar middelen over de gehele wereld op een wijze die de menselijke
gezondheid en veiligheid en het milieu beschermt. Ons beleid is gericht op het
in alle wezenlijke opzichten naleven van de geldende gezondheids-, veiligheids-
en milieuwet- en regelgeving. Daarnaast wordt elke medewerker geacht onze
beleidsregels, programma's, normen en procedures na te leven.
Computer- en communicatiesystemen
Werknemers krijgen voor zakelijke doeleinden de beschikking
over telefoons, computers en software, inclusief netwerktoegang tot
computersystemen zoals het internet en e-mail, om hun persoonlijke
productiviteit te verbeteren en beschermde informatie efficiënt, veilig en
betrouwbaar te beheren.
Zoals voor alle uitrusting en middelen van de Vennootschap is
elk van ons verantwoordelijk voor het juiste gebruik van deze middelen. Hoewel
het incidenteel is toegestaan de bedrijfscomputer en communicatiesystemen te
gebruiken om persoonlijke boodschappen te verzenden of te ontvangen, niet
onmiddellijk bedrijfsgebonden materiaal op internet te benaderen of persoonlijke
documenten of bestanden aan te maken, dient u dergelijke activiteiten tot een
minimum te beperken. U heeft toestemming van de afdeling Information Technology
nodig om software op een bedrijfscomputer te installeren of een persoonlijke
laptop op het bedrijfsnetwerk aan te sluiten.
U mag geen bedrijfsmiddelen gebruiken om boodschappen,
beelden of materialen te creëren, te versturen, te bewaren of te tonen die
ongepast zijn. De Vennootschap beschouwt onder andere de volgende vormen van
gebruik als ongepast:
- onbevoegde benadering of poging tot benadering van het computersysteem
of de e-mail van een andere medewerker;
- verzending van vertrouwelijke of beschermde bedrijfsinformatie aan een
onbevoegde persoon of organisatie;
- gebruik voor persoonlijk gewin of verzoeken om commerciële of politieke
activiteiten of religieuze doelen;
- gebruik in strijd met het beleid of de gebruiken van de Vennootschap of
deze gedragscode, met inbegrip van maar niet beperkt tot eventuele
afzonderlijke beleidsregels van de Vennootschap inzake het gebruik van
elektronische post, internettoegang, verzoeken, gelijke arbeidskansen en
intimidatie op basis van ras, geslacht of anderszins;
- elk opzettelijk gebruik dat het internetgebruik door een andere
gebruiker bewust beperkt of verhindert;
- het bewust bekendmaken of versturen van onwettige, bedreigende,
aanstootgevende, lasterlijke, seksueel getinte of andere ongewenste
informatie of materialen;
- het bewust bekendmaken of versturen van software die een virus of andere
schadelijke component bevat; of
- het bewust downloaden, uploaden, bekendmaken, publiceren, verzenden,
reproduceren of verspreiden van informatie, software of ander materiaal dat
auteursrechtelijk is beschermd zonder vooraf toestemming van de
auteursgerechtigde te verkrijgen.
E-mail
E-mail is een steeds belangrijker manier van communicatie
zowel binnen de Vennootschap als met bepaalde bevoegde ontvangers buiten de
Vennootschap. E-mail die fulltime medewerkers, tijdelijke medewerkers en externe
aannemers versturen of ontvangen wordt op dezelfde wijze behandeld als andere
bescheiden of correspondentie. Inzage in of bekendmaking van alle bescheiden is
mogelijk zonder dat hiervoor kennisgeving is vereist.
Bij het gebruik van e-mail of internet via de Vennootschap
dient u met verschillende zaken rekening te houden:
Behandel elektronische communicatie met dezelfde
zorgvuldigheid als communicatie op papier. Deze informatie is potentieel
langdurig en kan het voorwerp zijn van een gerechtelijke eis om informatie. Bij
het "opschonen" van elektronische gegevens dienen gebruikers zich te houden aan
het documentbewaarbeleid van de Vennootschap. Het vernietigen van elektronische
communicatiegegevens die van belang zijn voor lopende of verwachte
overheidsprocedures, overheidsonderzoeken of rechtsgedingen is verboden.
U dient vragen of uw bezorgdheid over e-mail en/of toegang
tot internet, inclusief vermoedelijke overtredingen voorleggen aan uw Manager,
de Information Technology Department of de Corporate Legal Department.
Medewerkers moeten niet uitgaan van een recht op privacy van
hun e-mails of internetgebruik, inclusief persoonlijke documenten en bestanden
die op de bedrijfscomputer zijn opgeslagen. Alle e-mail en internetgebruik en de
aanmaak van persoonlijke documenten of bestanden op bedrijfscomputers kunnen
door de Vennootschap worden gecontroleerd.
Medewerkers die deze richtlijnen overtreden kunnen
gebruiksprivileges verliezen en riskeren tevens andere disciplinaire maatregelen.
Integriteit van systemen
U mag geen persoonlijke passwords voor toegang tot een
bedrijfscomputer of database delen of verspreiden. Medewerkers moeten dergelijke
passwords echter wel meedelen indien hun leidinggevende of manager daarom
verzoekt. Elke uitzondering op dit beleid dient schriftelijk te geschieden met
ondertekening door een bestuurder of voorzitter van de divisie. Het is niet de
bedoeling dat medewerkers hun toegangspassword gebruiken voor het verzenden of
opslaan van persoonlijke of andere informatie die geen verband houdt met de
bedrijfsactiviteiten van de Vennootschap.
Uitdrukkelijke toestemming is vereist voor het benaderen van
een systeem of database waarin vertrouwelijke informatie, informatie over
medewerkers of personeelsdossiers zijn opgenomen, informatie op het gebied van
aandelenbezit, deelname aan een aandelenregeling voor medewerkers of andere
voordeelregeling en persoonlijke elektronische post, persoonlijke pager en
voicemailberichten van andere medewerkers. Ook mag geen software worden gebruikt
of verspreid die de werkomgeving kan beschadigen of verstoren.
Onbevoegde toegang tot dergelijke informatie vormt een
aanzienlijke overtreding van het recht op privacy van de andere medewerkers en
kan in beginsel een ernstige verstoring van de ondernemingsmissie vormen.
Overtredingen van dit beleid worden navenant behandeld.
Verboden stoffen
De Vennootschap zet zich in voor een veilige werkomgeving die
vrij is van de effecten van alcohol- en drugmisbruik. Het bezit, de verspreiding
en het gebruik van verboden drugs op de vestiging van de Vennootschap zijn ten
strengste verboden. Ook misbruik van alcohol of andere medicamenten op het werk
vormt een overtreding van deze code.
Wij hanteren beleidsregels waarbij het gebruik van alcohol,
verboden drugs en andere verboden middelen op de vestiging van de Vennootschap
zijn verboden. Ook het bezit of gebruik van (vuur)wapens of explosieven op onze
vestiging is verboden, tenzij een bestuurder van de Vennootschap daarvoor
toestemming verleent. Het is tevens verboden onder invloed van alcohol of
verboden drugs op het werk te verschijnen. De Vennootschap kan als onderdeel van
de sollicitatieprocedure een drugstest uitvoeren en kan voor zover wettelijk
toegestaan een willekeurige drugstest uitvoeren.
NALEVING VAN DEZE CODE
Melding van overtredingen van de code
U dient alert en gevoelig te zijn in situaties die kunnen
leiden tot handelingen die in strijd zijn met federale, staats- of lokale wetten
of in deze code opgenomen gedragsregels. Indien u denkt dat uw gedrag of dat van
een collega in strijd is met deze wetten of de code bent u verplicht de kwestie
te melden.
U dient deze kwesties in het algemeen eerst aan te kaarten
bij uw directe leidinggevende of een ander lid van het management. In geval u
denkt dat het management de zaak niet behoorlijk aanpakt of uw bezorgdheid zo
gevoelig is dat u liever niet direct naar het management stapt, kunt u
gebruikmaken van een door de Vennootschap ingestelde procedure waarbij u de
kwestie anoniem en vertrouwelijk kunt melden op de wijze die hierna is
beschreven: Waar het om gaat is dat mogelijke overtredingen worden gemeld; wij
steunen alle manieren waarop dit gebeurt.
Anonieme melding
Onder het "Klachtenbeleid" heeft het Audit Finance Committee
van de Directie procedures ingesteld voor (1) de ontvangst, opslag en
behandeling van klachten omtrent de boekhouding, interne controlemaatregelen of
auditing-aangelegenheden en dienen overtredingen van deze code en de financiële
code van de Vennootschap (gezamenlijk te noemen de "Codes") en (2)
vertrouwelijke, anonieme meldingen door medewerkers en anderen die hun
bezorgdheid over twijfelachtige boekhoudkundige of accountantspraktijken uiten.
Indien u een vermoedelijke overtreding van de Codes anoniem
wil melden, kunt u bellen met de vertrouwelijke Hotline in de VS op
1-866-ETHICSP of www.ethicspoint.com op internet of via de link op Gerbers
Intranet benaderen. Voor melders buiten de VS: kijk naar de lijst van
internationale telefoonnummers of de website. Dit kunt u 24 uur per dag, 7 dagen
per week en 365 dagen per jaar doen. De medewerkers van de Hotline en
www.ethicspoint.com zijn afkomstig van onafhankelijke derden die de
Vennootschap heeft ingeschakeld. Alle meldingen die via deze hotline binnenkomen
worden direct doorgestuurd naar de Director Corporate Audit en ook beschikbaar
gesteld aan de bedrijfsjurist, de voorzitter van het Audit and Finance Committee
en de voorzitter van de Directie. U kunt een melding via deze hotline doen
zonder uw identiteit te onthullen. Indien u wel uw identiteit onthult, wordt dit
niet doorgegeven aan het Audit and Finance Committee van de Vennootschap tenzij
bekendmaking tijdens een onderzoek onvermijdelijk is.
Onderzoek en disciplinaire maatregelen
De afdelingen Corporate Legal en Audit, Human Resources en
andere relevante afdelingen zullen, voor zover nodig, onder de leiding van het
Audit and Finance Committee samenwerken om het onderzoek prompt af te handelen
en correctie- en disciplinaire maatregelen te adviseren. Afhankelijk van de
omstandigheden kunnen hogere managers of andere bestuurders worden ingeschakeld
om de juiste correctie- en disciplinaire maatregelen te overwegen en bepalen. De
directeur van Corporate Audit zal overtredingen van de code en de genomen
correctiemaatregelen periodiek rapporteren aan de Audit and Finance Committee en
de directievoorzitter. In bepaalde gevallen is het Audit and Finance Committee
en de volledige directie verantwoordelijk voor het uitvoeren van het onderzoek
en vaststellen van de te nemen maatregelen. Indien nodig kunnen externe
adviseurs aan een onderzoek deelnemen.
Tegen een ieder die de Codes of een reglement of procedure in
verband daarmee overtreedt, worden disciplinaire maatregelen genomen, waartoe
zelfs beëindiging van de relatie van de overtreder met de Vennootschap kan
behoren. Overtredingen van de Codes vormen niet de enige basis voor
disciplinaire maatregelen. De Vennootschap heeft bijkomende gedragsrichtlijnen
en -procedures waarvan overtreding kan leiden tot correctie- of disciplinaire
maatregelen.
Indien de melder bij een ongeoorloofde activiteit is
betrokken, kunnen tegen hem of haar disciplinaire maatregelen worden genomen
ondanks het feit dat de kwestie door deze persoon is aangekaart. Onder die
omstandigheden kunnen wij rekening houden met het gedrag van de melder en kan de
melding bij een eventuele disciplinaire beslissing als verzachtende
omstandigheid gelden.
Bescherming van personen die ongewenste gedragingen
melden
Als onderdeel van ons streven de hoogste ethische normen te
bevorderen hebben wij de verantwoordelijkheid een omgeving te scheppen waarin
medewerkers overtredingen kunnen melden zonder angst voor represailles of
vergeldingsmaatregelen. Er worden geen disciplinaire maatregelen tegen u
genomen en u verliest niet uw baan en krijgt ook anderszins niet te maken met
vergeldingsmaatregelen wegens het te goeder trouw stellen van vragen of
aankaarten van kwesties omtrent onze juridische of ethische verplichtingen. "Te
goeder trouw" betekent niet dat u gelijk heeft, maar dat u gelooft dat de
informatie die u verstrekt juist is. Het belangrijkste is dat u de vraag of
bezorgdheid via één van de beschikbare kanalen onder de aandacht van de
Vennootschap brengt.
Medewerkers mogen nooit worden ontmoedigd om gebruik te maken
van een beschikbaar kanaal binnen de Vennootschap. Zelfs simpele vragen aan een
persoon die een overtreding meldt, kunnen overkomen als een onbedoelde
vergelding, omdat de persoon denkt hij of zij iets verkeerd heeft gedaan door de
ene methode boven de andere te kiezen. Een ieder die een overtreding van de
Codes meldt, moet kunnen kiezen welke methode hij of zij het prettigst vindt om
zijn/haar bezorgdheid tegenover de Vennootschap te uiten.
Een medewerker die represailles neemt tegen een collega
wegens het melden van bekende of vermoedelijke overtredingen van onze juridische
of ethische verplichtingen overtreedt de Codes en riskeert disciplinaire
maatregelen, met inbegrip van ontslag. Represailles kunnen ook een overtreding
van de wet vormen en als zodanig voor zowel de dader als de Vennootschap tot
wettelijke aansprakelijkheid leiden.
Ontheffing en wijziging
Het is onder bepaalde omstandigheden gepast ontheffing te
verlenen voor een bepaling van de Codes. Een medewerker die een ontheffing wenst,
moet met zijn of haar leidinggevende spreken, die vervolgens contact opneemt met
de Corporate Legal Department of de directeur van Corporate Audit om het verzoek
om ontheffing te behandelen.
Een ontheffing van de Codes voor bestuurders (inclusief
hogere bestuurders die geen uitvoerende bestuurders zijn) of directeuren van de
Vennootschap kan uitsluitend door de Directie of een commissie van de directie
worden verleend en dient overeenkomstig de geldende voorschriften van de SEC en
de New York Stock Exchange worden gemeld.
Een wijziging in een bepaling van de Codes die geldt voor
hogere bestuurders dient overeenkomstig de geldende voorschriften van de SEC en
de New York Stock Exchange te worden gemeld.
CONCLUSIE
Het doel van deze Code is een overzicht te geven van de
voornaamste beleidsregels en procedures voor het op wettige en ethisch
verantwoorde wijze uitoefenen van onze activiteiten. Toch kan geen enkel
document het niveau van principiële naleving bereiken waar wij naar streven. In
de praktijk dient een ieder van ons elke dag te proberen het bewustzijn over
dergelijke kwestie te bewaren en de beginselen van de Code naar beste vermogen
na te leven. Voordat wij handelen moeten we ons steeds afvragen:
- Zit dit wel goed?
- Is deze handeling in alle opzichten ethisch verantwoord?
- Is deze handeling in overeenstemming met de wet?
- Kan mijn handeling de schijn van onbehoorlijkheid wekken?
- Probeer ik iemand, inclusief mijzelf, voor de gek te houden over de
behoorlijkheid van deze handeling?
Indien een van deze vragen u het verkeerde antwoord ontlokt,
moet u de handeling niet verrichten. Wij verwachten geen perfectie maar wel
goede trouw. Indien u te kwader trouw handelt of nalaat onwettig of onethisch
gedrag te melden, wordt een disciplinaire procedure tegen u geopend. Wij hopen
dat u het met ons eens bent, dat dit de beste manier is om altijd eerlijk en
openlijk te handelen.
BEVESTIGING VAN ONTVANGST
Ik heb de gedragscode van Gerber Scientific ontvangen (de
"Code") Ik bevestig dat ik de verantwoordelijkheid heb deze Code te lezen en
mijzelf met het beleid van de Vennootschap vertrouwd te maken. Ik bevestig ook
dat noch de Code noch de daarin vermelde beleidsregels van de Vennootschap een
arbeidsovereenkomst vormen of voortzetting van het dienstverband bij Gerber
Scientific, haar dochtervennootschappen en/of gelieerde vennootschappen
garanderen en dat de Vennootschap het recht heeft haar beleid en deze Code op
elk moment te wijzigen.
| |
|
Handtekening |
| |
|
Functie/vennootschap of unit |
| |
|
Datum |