Selskabet har udarbejdet denne Code med henblik på, at den
skal være et globalt regelsæt for Gerbers bestyrelsesmedlemmer, direktører,
chefer, medarbejdere og repræsentanter (herefter under ét kaldet "medarbejderne")
med det formål at opbygge et stærkt etisk klima i Selskabet. Den vil hjælpe
dig med at forstå, hvad der forventes af dig, samt hjælpe dig med at træffe
gode beslutninger. Vor bestyrelse, ledelse og alle Gerbers medarbejdere og
repræsentanter skal være ansvarlige for at opfylde de højest mulige
integritetskrav samt at overholde de regler og politikker, som har
indflydelse på udførelsen af vor virksomhed. Dit personlige engagement og
indsats for at overholde denne Code er et bevis på vort globale
værdigrundlag, hvor vi til stadighed stræber efter at øge overskuddet for
aktionærerne, at levere produkter af høj kvalitet til kunderne, at give
Gerbers medarbejdere mulighed for udvikling og at leve op til vort ansvar
som medlem af det globale samfund.
Denne Code er ikke i sig selv tilstrækkelig til at sikre
etisk adfærd. Alle medlemmer af Gerber-koncernen har et personligt ansvar
for at udvise etisk adfærd. Gerbers [executives] og øvrige ledende
medarbejdere skal gå foran med et godt eksempel og sikre, at alle
medarbejdere får mulighed for at lære denne Code at kende og at drøfte,
hvordan den anvendes i praksis. Alle er forpligtede til at være på vagt over
for forhold, der kan være tegn på ulovlige eller uetiske handlinger, og til
at reagere herpå behørigt og rettidigt for at undgå uhensigtsmæssig og
uetisk adfærd.
Overholdelse af alle gældende love, regler og
bekendtgørelser samt denne Code vil blive håndhævet strengt. Såfremt du
overtræder gældende love, regler, bekendtgørelser eller denne Code, vil du
blive underkastet en [disciplinærsag], der i værste fald kan resultere i
opsigelse af dit ansættelsesforhold i Selskabet. Endvidere vil der kunne
blive tale om et civilretligt ansvar og strafferetlig forfølgelse.
Enhver, der søger råd, udviser betænkeligheder eller
rapporterer om upassende adfærd, overholder kravene i denne Code. Såfremt du
observerer eventuelt ulovlig eller uetisk adfærd, bedes du indrapportere
dette til din chef eller til et af de behørige organer i Selskabet som f.eks.
[Corporate Legal Department] eller [Corporate Audit Director] i
overensstemmelse med den fremgangsmåde, der er beskrevet i Selskabets "Politik
vedrørende behandling af klager". Hvis du foretrækker at forblive anonym,
kan du ringe til [Confidential Employee Hotline] eller gå ind på internettet
på adressen www.ethicspoint.com for at aflægge rapport, såfremt du har viden
eller mistanke om aktiviteter, der eventuelt er kriminelle, eller som
overtræder denne Code eller andre af Selskabets politikker. Såvel hotline
som website er tilgængelige døgnet rundt 7 dage om ugen og 365 dage om året.
Hotline og www.ethicspoint.com er bemandet af uafhængige, eksterne krafter.
Klager kan indrapporteres under fuld fortrolighed eller
anonymt via ovennævnte kanaler med undtagelse af Gerbers intranet/netværk,
som benytter et firewall-password, der ved aktivitet registrerer computerens ID
og website-adressen. For at være sikker på fuld fortrolighed og anonymitet,
når man aflægger rapport:
Efter at du har indgivet en rapport via en af de ovennævnte
eksterne kanaler, vil du blive bedt om at lave et password, og systemet vil
generere en rapportnøgle. Du skal bruge såvel password som nøgle, hvis du senere
vil vende tilbage til systemet for at ændre i rapporten eller for at se, om
Selskabet har nogen opfølgende spørgsmål eller anmodninger. Alt sker stadig
under fuld anonymitet. Så snart den uafhængige, eksterne
kommunikationsmedarbejder har modtaget din rapport og gjort den tilgængelig for
Selskabet, vil der blive foretaget en undersøgelse, og der vil blive iværksat
passende handlinger.
Selskabet tolererer ikke nogen form for repressalier mod en person, som i god
tro fremsætter betænkeligheder eller klager, eller som deltager i undersøgelser,
der er iværksat i henhold til disse retningslinier. Enhver mistanke om
repressalier skal omgående indrapporteres til Selskabets [Corporate Legal
Department]. Sådanne repressalier anses for at være en særdeles grov adfærd og
kan medføre en [disciplinærsag], der i værste fald kan resultere i opsigelse af
de(n) person(er), der har deltaget i repressalierne. Repressalierne kan også
indebære, at de(n) ansvarlige person(er) personligt bliver holdt juridisk og
økonomisk ansvarlig, og aktionen kan i visse tilfælde være strafbar.
INTERESSEKONFLIKTER
Generelt
Din dømmekraft er et af dine mest værdifulde aktiver. Det er
af afgørende betydning, at du undgår enhver form for forretningsmæssig eller
økonomisk samarbejde eller andre former for samarbejde med leverandører, kunder
eller konkurrenter, der kan eller synes at kunne svække din uafhængige
dømmekraft, for så vidt angår Selskabets interesser.
Eksempler
Her er nogle eksempler på interessekonflikter:
Familiemedlemmer
Familiemedlemmers handlinger kan danne grundlag for en
interessekonflikt. Et eksempel er gaver til familiemedlemmer fra en af
Selskabets leverandører. Sådanne gaver anses for at være gaver til medarbejderen
og skal derfor indrapporteres. Såfremt man på vegne af Selskabet har
forretningssamarbejde med organisationer, hvor en medarbejders familiemedlemmer
er ansat, eller som helt eller delvist er ejet af en medarbejders
familiemedlemmer eller nære venner, kan dette forhold skabe eller have udseende
af at skabe en interessekonflikt. I denne Code skal der ved "familiemedlemmer"
forstås alle børn, stedbørn, børnebørn, forældre, stedforældre, bedsteforældre,
ægtefæller, søskende, svigerforældre, svigerbørn, svogre og svigerinder samt
adopterede familiemedlemmer.
Personlig økonomisk interesse
Ingen medarbejder bør deltage i eller forsøge at påvirke
nogen aktivitet, hvor medarbejderens egen interesse kan være i konflikt med
Selskabets interesser. Et eksempel kunne være, at en medarbejder har en
betydelig interesse i eller et væsentligt forhold til en ekstern
samarbejdspartner (f.eks. en leverandør, forhandler, mægler, agent, konsulent,
kunde eller konkurrent) eller til en person, der sidder i en sådan position, at
han kan påvirke den eksterne samarbejdspartner, som er uetisk eller som
eventuelt:
Ud over at der i denne Code og i gældende love er
bestemmelser, der forbyder handel med aktier baseret på insiderviden, er der
intet i denne Code, der forbyder minimale besiddelser af aktier eller andre
værdipapirer i selskaber, der handles offentligt, og som eventuelt konkurrerer
eller samarbejder med Gerber. Ved en "minimal" investering forstås i denne
sammenhæng en investering, hvor din aktiebeholdning er mindre end 1% af de
udbudte aktier i det pågældende selskab.
Gaver, lån, bestikkelse, beløb under
bordet, rabatter m.v.
Det er ikke tilladt at opnå nogen form for personlig gevinst
i form af gaver, ikke-forretningsrelaterede rejser, erkendtligheder, tjenester,
lån, lånegarantier samt overdreven underholdning eller belønning, der gives
direkte eller indirekte af nogen, som enten søger at etablere et samarbejde med
Selskabet, som allerede samarbejder med Selskabet, eller som konkurrerer med os.
Derudover anses enhver form for "betaling under bordet", bestikkelse,
lokkemiddel, rabat eller anden upassende betaling i forbindelse med Selskabets
køb eller salg af varer eller tjenesteydelser for at være upassende
forretningsmæssig adfærd, som sædvanligvis er ulovlig, og som ikke er tilladt af
Selskabet. Ingen medarbejder må hverken direkte eller indirekte gennem en
tredjemand deltage i sådanne handlinger. Det vigtigste er at holde en tilpas
afstand i enhver form for forretningssamarbejde og at undgå sådanne handlinger,
som har udseende af at være foretaget under upassende indflydelse. De samme
regler er gældende, uanset om medarbejderen modtager eller giver gaver,
erkendtligheder, bestikkelse osv.
Medarbejderne må gerne tage imod uopfordrede gaver, som ikke
er pengegaver, forudsat at der er tale om genstande af symbolsk værdi - dvs.
hvis værdi ikke overstiger [US$ 50] - og forudsat at der kun er tale om
almindelig høflighed og anerkendt forretningspraksis. Uopfordrede gaver
bestående af fødevarer eller andre letfordærvelige varer, hvis værdi overstiger
[US$ 50], bør deles med kollegerne. Værdien af en gave må aldrig give anledning
til tvivl om, hvorvidt den medarbejder, der modtager gaven, dermed pålægges
nogen forpligtelser. Enhver gave, hvis værdi overstiger [US$ 50], skal - uanset
om den er givet uopfordret - indrapporteres til [Corporate Legal Department].
Ydermere bør forretningsgaver - uanset om de på behørig vis indrapporteres til
[Corporate Legal Department] - ikke overstige en værdi af [US$ 100], selvom det
anerkendes, at der vil være tilfælde, hvor en dyrere gave kan være passende.
Uanset hvad bør prisen og arten af en forretningsgave altid stå i rimeligt
forhold til omstændighederne (f.eks. anerkendt praksis eller sædvane,
samarbejdsforholdet og modtagerens stilling).
Fortæring, repræsentation og
underholdning
Det er ikke tilladt at tage imod nogen form for tilbud om
repræsentation eller underholdning fra nogen, der har forretningssamarbejde med
Selskabet, eller som søger at etablere et forretningssamarbejde med Selskabet,
såfremt et sådant tilbud pålægger medarbejderen at agere på en bestemt måde med
hensyn til Selskabets virksomhed. Ingen medarbejder må hverken opmuntre eller
opfordre til sådan repræsentation eller underholdning, hverken på egne vegne
eller på vegne af deres familiemedlemmer eller venner. Sådan repræsentation
eller underholdning kunne eksempelvis omfatte billetter eller adgangskort til
sportsbegivenheder eller andre kulturelle begivenheder, rejser og/eller gratis
overnatning samt bespisning. Nu og da må medarbejderne dog gerne tage imod et
uopfordret forretningsmæssigt tilbud om repræsentation eller underholdning som
f.eks. lejlighedsvis bespisning eller en social begivenhed, men kun på følgende
betingelser:
-
repræsentationen/underholdningen er rimelig (dvs. prisen svarer til,
hvad medarbejderen er vant til at betale for personlig underholdning m.v.)
og finder sted i omgivelser, der er hensigtsmæssige og passende i lyset af
det forretningsmæssige formål, som repræsentationen eller underholdningen
har. Som en tommelfingerregel bør prisen ikke være højere end [US$ 100] pr.
begivenhed.
Ud over almindelige forretningsmæssige høflighedsgaver må
medarbejderne ikke tilbyde eller give noget til nogen person eller organisation
med det formål at påvirke personen eller organisationen i forbindelse med dennes
forretningssamarbejde med os. Enhver medarbejder forventes at handle med de
rådgivere og leverandører, som bedst opfylder Selskabets behov med hensyn til
pris, kvalitet og service i forbindelse med beslutninger vedrørende brug eller
køb af materiale, inventar, bygninger eller tjenesteydelser. Medarbejdere, der
benytter Selskabets rådgivere, leverandører eller entreprenør til private formål,
forventes at betale markedsværdien for de materialer og serviceydelser, der
leveres.
Ekstern beskæftigelse
Det er ikke tilladt hverken at have ekstern beskæftigelse, at
være beskæftiget med selvstændig virksomhed eller at arbejde for eksterne
organisationer som direktør, bestyrelsesmedlem, medindehaver eller konsulent,
såfremt sådan beskæftigelse:
-
kræver, at medarbejderen benytter de arbejdsmetoder, planer eller
teknikker, som Selskabet har ejendomsret til, eller som er fortrolige.
Medarbejderen skal indhente ledelsens accept af eventuel
ekstern beskæftigelse, inklusive arbejdsgiverens navn og forventet arbejdstid.
En medarbejder, der ønsker at tage imod et tilbud om at blive medlem af
bestyrelsen i enten en erhvervsvirksomhed eller et almennyttigt foretagende,
skal først søge om og opnå tilladelse fra [Corporate Legal Department] med det
formål at undgå interessekonflikter og at minimere et eventuelt erstatningskrav
over for Selskabet. Dette gælder dog ikke for bestyrelsesposter i lokale
almennyttige foretagender som f.eks. en sportsforening eller en religiøs
forening, hvor sandsynligheden for en interessekonflikt er lille.
Forretningsmuligheder
Såfremt du fra andre modtager personlige goder på grund af
din status som medarbejder hos Gerber, vil dette kunne medføre en
interessekonflikt. Ud over dit vederlag fra Selskabet må du ikke tage imod noget
personligt gode eller nogen personlig fordel i forbindelse med handlinger, der
involverer Selskabet, eller på grund af din status som medarbejder hos Gerber.
Du har ikke tilladelse til:
-
hverken personligt eller gennem tredjemand at udnytte eventuelle
forretningsmuligheder, som opdages enten i forbindelse med brug af
Selskabets ejendom, på grund af din stilling i Selskabet eller ved brug af
din viden om Selskabet.
Du er forpligtet til at fremme Selskabets legitime interesser,
når muligheden herfor byder sig.
Politiske aktiviteter
Du opfordres til at deltage aktivt i det politiske liv, så
længe sådanne aktiviteter finder sted i din fritid, for egen regning og ikke på
anden måde er til hinder for Selskabets virksomhed som beskrevet i afsnittet
ovenfor vedrørende "Ekstern beskæftigelse". Det er vor holdning, at et
individuelt politisk engagement er en vedvarende forpligtelse for dem, der lever
i et frit land.
Personlige politiske bidrag til en kandidat eller et parti
bør kun betales af personlige midler og uden forpligtelser for modtageren.
Politiske bidrag må ikke gives på vegne af Selskabet eller ved brug af
Selskabets midler, medmindre dette er udtrykkeligt godkendt på forhånd af
Selskabets [Corporate Legal Department].
Du må ikke på vegne af Selskabet bruge hverken Selskabets,
dine egne eller andre midler eller ressourcer på politiske eller andre formål,
som er upassende eller ulovlige i henhold til gældende love, regler eller
bekendtgørelser. Derudover vil bidrag eller udgifter for Selskabet i forbindelse
med valgkampagner kun blive tilladt, i det omfang det er tilladt i henhold til
gældende love, regler og bekendtgørelser.
Indrapportering af interessekonflikter eller
potentielle interessekonflikter
Såfremt du får kendskab til faktiske eller potentielle interessekonflikter,
hvori du selv eller andre er involveret, bedes du indrapportere dette til din
chef eller til et af de behørige organer i Selskabet som f.eks. [Corporate Legal
Department] eller [Corporate Audit Director] i overensstemmelse med den
fremgangsmåde, der er beskrevet i Selskabets "Politik vedrørende behandling
af klager". Direktører bedes indrapportere sådanne faktiske eller
potentielle interessekonflikter til deres nærmeste supervisor. Hvis direktøren
ikke finder det hensigtsmæssigt at gå til sin nærmeste supervisor, skal han/hun
i stedet aflægge rapport til enten Selskabets [Compliance Officer], [Corporate
Legal Department] eller bestyrelsens [Audit and Finance Committee].
Bestyrelsesmedlemmer bedes indrapportere sådanne faktiske eller potentielle
interessekonflikter til formanden for bestyrelsens [Nominating and Corporate
Governance Committee].
INSIDERHANDEL
Generelt
Alle medarbejdere vil på et eller andet tidspunkt måske få
adgang til viden om Selskabet eller dets virksomhed, som ikke er offentligt
kendt. Noget insiderviden anses for at være væsentlig, dvs. så vigtig, at
en fornuftig investor ville vurdere, at en eventuel offentliggørelse af en sådan
viden ville have en så markant indflydelse på den samlede offentlige viden om
Selskabet, at det ville kunne påvirke Selskabets aktiekurs. Sådan insiderviden
må ikke benyttes af medarbejderen til personlig vinding eller fordel.
Medarbejdere, som har kendskab til væsentlig, ikke-offentlig viden fra eller om
Selskabet (dvs. som er "insidere"), har ikke lov til hverken direkte eller
gennem familiemedlemmer eller andre personer eller på anden måde at:
-
købe eller sælge værdipapirer (eller deraf afledte værdier) i Selskabet,
inklusive overførsler til eller fra de midler, der er omfattet af [Employee
Savings Plan], eller
-
videregive, give tip om eller afsløre væsentlig, ikke-offentlig viden
til andre uden for Selskabet, herunder familie og venner.
Sådant køb, salg eller handel med værdipapirer kan straffes
med [disciplinære sanktioner], i værste fald opsigelse af ansættelsesforholdet.
Det vil endvidere kunne give anledning både til en civil retssag med deraf
følgende [bøde, hvis størrelse svarer til op til tre gange den gevinst, der er
opnået, eller tre gange det tab, der er undgået på grund af insiderhandlen eller
tippet] og til en straffesag med deraf følgende [bøde- og fængselsstraf].
Hvis du har kendskab til noget, som du mener er insiderviden,
og ønsker at få klarhed over arten af denne viden, henvises du til at læse
Selskabets "Politik vedrørende insiderhandel og hemmeligholdelse" og til
at søge råd hos din supervisor og [Corporate Legal Department], før du handler (eller
giver tip til andre om at handle) med værdipapirer i noget selskab.
Eksempler på viden, der under visse omstændigheder vil kunne
blive anset for væsentlig, ikke-offentlig viden, er følgende:
-
hemmeligholdte forhandlinger eller aftaler vedrørende fusioner,
koncessioner, joint ventures, opkøb, frasalg, sammenslutninger eller
købstilbud;
Andre selskabers værdipapirer
Den samme politik gælder også for værdipapirer, der er
udstedt af andre selskaber, hvis du i forbindelse med din ansættelse i eller
tilknytning til Selskabet har opnået væsentlig, ikke-offentlig viden vedrørende
disse selskaber.
Handler efter offentliggørelse
Når væsentlig viden er blevet afsløret for offentligheden,
skal enhver insider fortsat afholde sig fra at købe eller sælge de pågældende
værdipapirer indtil tredje hverdag efter, at den pågældende viden er blevet
offentlig tilgængelig, således at markederne får tid til at absorbere den
pågældende viden. Det er ikke tilladt for medarbejderne at handle med Selskabets
aktier i en periode fra og med ti hverdage før afslutningen af hvert
regnskabskvartal (31. juli, 31. oktober, 31. januar og 30. april) og indtil den
tredje hverdag efter offentliggørelsen af Selskabets indtjening i det pågældende
kvartal.
HEMMELIGHOLDELSE
Forretningshemmeligheder samt ejendomsretligt
beskyttede dokumenter og viden
Forretningshemmeligheder omfatter al ikke-offentliggjort
viden og dokumenter, der, hvis den eller de offentliggøres, kan give
konkurrenterne en urimelig fordel eller være skadelig for Selskabet eller dets
kunder. Forretningshemmeligheder og ejendomsretligt beskyttede dokumenter og
viden om Selskabet eller dets samarbejdspartnere tilhører Selskabet og bør
behandles strengt fortroligt. Sådanne forretningshemmeligheder, dokumenter og
viden bør ikke afsløres for eller drøftes med andre. Dette gælder også
dokumenter og viden vedrørende Selskabets virksomhed, produkter, processer og
tjenesteydelser. Det kan også omfatte dokumenter og viden vedrørende forskning,
udvikling, opfindelser, erhvervshemmeligheder, immaterielle rettigheder af
enhver art eller beskrivelse, data, forretningsplaner, markedsføringsstrategier,
tekniske tegninger, kontraktsforhandlinger, indholdet af Selskabets intranet,
forretningsmetoder eller forretningspraksis.
Vi er alle ansvarlige for at beskytte Selskabets
forretningshemmeligheder og at overholde etablerede sikkerhedsforanstaltninger
og -procedurer. Vi skal passe på ikke at miste, forlægge eller efterlade
fortrolige dokumenter og forretningshemmeligheder på uovervågede steder. Vi må
ikke efterlade sådanne dokumenter m.v. på steder, hvor andre let kan få adgang
til dem, som f.eks. åbne filer på PC'er eller dokumenter efterladt i
telefax-maskiner, kopimaskiner osv. Vi må heller ikke tilfældigt drøfte dem på
steder, hvor andre kan overhøre det.
Ethvert ejendomsretligt beskyttet dokument og viden
vedrørende Selskabet, der er samlet sammen af en medarbejder eller gjort
tilgængelig for en medarbejder forud for eller under dennes ansættelse i
Selskabet, tilhører Selskabet og skal returneres, når ansættelsen ophører eller
på et hvilket som helst andet tidspunkt, hvor der fremsættes anmodning herom,
medmindre der skriftlig indgås anden aftale.
Beskyttelse af andres forretningshemmeligheder
Ligesom vi beskytter vore egne forretningshemmeligheder og
fortrolige viden, skal vi respektere vor tavshedspligt omkring de
forretningshemmeligheder og dokumenter, som vi har modtaget i fortrolighed fra
andre, f.eks. samarbejdspartnere, leverandører, entreprenører, konkurrenter,
kunder osv. Medarbejderne bør koordinere med [Corporate Legal Department] for at
sikre, at passende aftaler er på plads, før de modtager eventuelle
forretningshemmeligheder eller fortrolige dokumenter fra tredjemand. Sådanne
aftaler skal afspejle en balancegang mellem på den ene side værdien af den
modtagne viden og på den anden side de logistiske og økonomiske omkostninger ved
at opretholde fortroligheden omkring den pågældende viden og ved at begrænse
Selskabets forretningsmuligheder. Desuden må eventuelle forretningshemmeligheder
og dokumenter, som du måtte besidde fra en udenforstående kilde, f.eks. en
tidligere arbejdsgiver, ikke afsløres over for eller benyttes af Selskabet, så
længe den pågældende viden fortsat er fortrolig. Forretningshemmeligheder og
fortrolige dokumenter, der uopfordret sendes til Selskabet, skal afvises og om
muligt returneres til afsenderen samt slettes, hvis modtaget via internettet.
Respekt for andres immaterielle rettigheder
Vi må ikke kopiere, udsende eller ændre ophavsretligt beskyttet software,
dokumentation eller andet materiale, der tilhører andre, uden en gyldig licens
eller anden forudgående tilladelse fra indehaveren af ophavsretten. Kun lovligt
indkøbt, original software må installeres på Selskabets PC'er. For flere
detaljer vedrørende anvendelse af software uden licens samt software-pirateri
henvises til Selskabets politik vedrørende "Anvendelse af software uden licens (piratkopiering
af software)", som ligger på Selskabets intranet. Oplysninger, der er
tilgængelige via en hjemmeside, kan være beskyttet af ophavsretlige love.
Medmindre hjemmesiden giver tilladelse til at downloade indholdet fra
internettet, har vi som udgangspunkt kun tilladelse til at få vist indholdet.
Såfremt du ønsker at downloade og distribuere indholdet fra en bestemt
hjemmeside, men ikke har tilladelse til det, eller såfremt der måtte opstå andre
spørgsmål vedrørende ophavsretlig lovgivning, bedes du rådføre dig med
[Corporate Legal Department].
FORHOLDET TIL DET OFFENTLIGE
Overholdelse af love, regler og bekendtgørelser
Overholdelse af loven, både bogstaveligt og moralsk, er en af
de grundpiller, som Selskabets etiske politikker hviler på. Alle medarbejdere
skal respektere og overholde gældende love, regler og bekendtgørelser. Det er
hver medarbejders personlige ansvar at overholde de standarder og begrænsninger,
der pålægges os i de nævnte love, regler og bekendtgørelser. Det er vigtigt, at
du søger råd hos din supervisor, din overordnede eller andet relevant personale,
hvis du har spørgsmål vedrørende de love, regler og bekendtgørelser, som gælder
for Selskabets virksomhed.
Indrapportering til det offentlige
Enhver rapport eller information, der afgives til det
offentlige på vore vegne, skal være sand, fuldstændig og præcis. Enhver
undladelse, fejloplysning eller mangel på detalje kan resultere i en
overtrædelse af indrapporteringskravene i henhold til gældende love, regler og
bekendtgørelser.
Anti-boykot-lovgivning
Selskabet skal overholde al anti-boykot-lovgivning, der
forbyder os at deltage i en boykot af et land eller af virksomheder i et land,
og som også pålægger os at aflægge rapport til myndighederne, såfremt vi
modtager anmodninger om at deltage i en sådan boykot. Forbudt adfærd omfatter
både anmodninger fra en kunde om at afholde sig fra at have
forretningssamarbejde med et bestemt lands regering, virksomheder eller
befolkning, anmodninger om at afgive visse oplysninger vedrørende Selskabets
virksomhed i et sådant land og anmodninger om at tage andre skridt til støtte
for en boykot, som ikke er anerkendt af [USA]. Anti-boykot-lovgivningen pålægger
sanktioner, [herunder civil- og strafferetlig bod samt tab af skattefordele],
for visse handlinger, der vurderes at understøtte sådanne boykotter.
Hvis du modtager en sådan anmodning, bedes du indrapportere
det til din supervisor. Vi vil heller ikke deltage i forretningssamarbejde med
nogen regering, enhed, organisation eller individ i noget land, såfremt dette er
ulovligt i henhold til gældende lovgivning. For yderligere oplysninger om sådan
lovgivning bedes du kontakte [Corporate Legal Department].
[Bestikkelse og den amerikanske antikorruptionslov
Ifølge den amerikanske antikorruptionslov Foreign Corrupt
Practices Act må man ikke give noget af værdi, hverken direkte eller indirekte,
til udenlandske offentlige tjenestemænd eller udenlandske politiske kandidater
med henblik på at drive forretningssamarbejde med dem. Følgelig må Selskabets
aktiver ikke hverken direkte eller indirekte tilbydes af nogen medarbejder -
herunder agenter, der handler på vore vegne - til nogen udenlandsk offentlig
person, til noget udenlandsk politisk parti eller til nogen kandidat for et
udenlandsk politisk parti med det formål at påvirke den udenlandske person til
at være behjælpelig med at etablere eller fastholde et forretningssamarbejde med
nogen eller med at videredirigere et forretningssamarbejde til nogen. Enhver,
der betaler bestikkelse, risikerer at udsætte både Selskabet og sig selv for
både en civil- og strafferetlig bod. Selskabet forbyder, at der i forbindelse
med nogen af Selskabets aktiviteter foretages upassende betalinger, uanset om
disse aktiviteter finder sted i offentligt eller privat regi. Såfremt du
modtager tilbud om penge eller gaver, hvis formål er at påvirke en
forretningsmæssig beslutning, bør du omgående indrapportere dette til din
supervisor eller til [Corporate Legal Department].
I nogen lande er der visse love, der forbyder en bestemt
adfærd i relation til usædvanlige eller uregelmæssige betalinger. Disse love
bliver måske ikke håndhævet i praksis. Uanset lokal praksis med hensyn til
lovgivning eller håndhævelse af lovgivningen er sådanne betalinger ulovlige i
USA og uacceptable i henhold til denne Code.
Den amerikanske antikorruptionslov forbyder også forsætlig
forfalskning af et selskabs regnskaber, bilag og øvrige data samt bevidst
omgåelse af regnskabsstyringsforanstaltningerne eller undladelse af at
implementere sådanne. Medarbejdere, der er involveret i udenlandske opgaver,
skal være fortrolige med indholdet af den amerikanske antikorruptionslov og
tilsvarende love, der regulerer vor udførelse af opgaver i de andre lande, hvori
vi driver virksomhed.
En mere detaljeret beskrivelse af den amerikanske
antikorruptionslov kan findes på Selskabets intranet. Du anmodes venligst om at
gøre dig bekendt med de krav, der stilles i den pågældende lov.]
SAMHANDEL
Reel optræden over for andre
Vor succes igennem tiden er baseret på hæderlig konkurrence.
Vi søger at opnå konkurrencefordele ved at være de bedste og ikke ved at benytte
uetiske eller ulovlige metoder i driften af vor virksomhed. Enhver medarbejder
bør stræbe efter at respektere de rettigheder, som Selskabets kunder,
leverandører, konkurrenter og øvrige medarbejdere har, samt at optræde reelt i
samarbejdet med disse. Ingen medarbejder må uretmæssigt udnytte en anden via
manipulation, fortielse, misbrug af fortrolig viden, forvanskning af væsentlige
oplysninger eller andre ikke-reelle forretningsmetoder.
Konkurrencelovgivning
Enhver aftale, forståelse eller ordning - uanset om den er
udtrykkelig eller underforstået, formel eller uformel - som er konkurrence- og
samhandelsbegrænsende, er forbudt ifølge konkurrencelovgivningen. Det er
Selskabets politik at konkurrere hårdt, samtidig med at vi overholder
konkurrencelovgivningen både bogstaveligt og moralsk. Du skal kende og overholde
konkurrencelovgivningen, idet den har indflydelse på dine handlinger og
beslutninger. Konkurrencebegrænsende adfærd, som er i strid med
konkurrencelovgivningen, kan medføre strafferetlige bøder for både dig selv og
Selskabet. Derfor skal ethvert spørgsmål vedrørende overholdelse af
konkurrencelovgivningen eller vedrørende dine forpligtelser i henhold til denne
politik stiles til [Corporate Legal Department]. Nogle af de mere almindelige
konkurrenceretlige problemer vil blive gennemgået nedenfor. En mere detaljeret
gennemgang af Selskabets konkurrenceretlige retningslinier kan findes i "[Antitrust
Compliance Manual]" på Selskabets intranet.
Leverandører
Alle køb af varer og tjenesteydelser skal ske på grundlag af
kvalitet, service, pris og formålstjenlighed. Selskabet søger på grundlag af
disse faktorer at etablere et gensidigt fordelagtigt og langvarigt samarbejde
med dets leverandører. Selvom Selskabet gerne må sælge varer til dets
leverandører, er det imod Selskabets politik at stille som en betingelse over
for en leverandør, at han skal købe vore produkter, før vi indgår et
forretningsmæssigt samarbejde med ham. Dette kaldes "reciprocitet".
Kunder
Al samhandel med kunder og potentielle kunder skal ske på en
reel og ærlig måde. Selskabet tiltrækker og fastholder kunder på grund af
produkternes og tjenesteydelsernes høje kvalitet og på grund af
konkurrencedygtige priser. At forlange af en kunde, at han/hun køber et bestemt
produkt for at kunne få et andet produkt, er grundlæggende i modstrid med
Selskabets politik. Dette kaldes "binding". En vis form for sammenkobling af
produkterne er til tider tilladelig, men bør forinden godkendes af [Corporate
Legal Department].
Konkurrenter/konkurrerende adfærd
Det er i modstrid med Selskabets politik at gennemføre
drøftelser eller at kommunikere med en konkurrent vedrørende priser og øvrige
forhold, der påvirker prissætningen, herunder omkostninger og kreditbetingelser
samt fordeling af markeder, lande, kunder eller brancher.
Eneforhandlingsaftaler
Eneforhandlingsaftaler, der påbyder en køber eller sælger at
handle udelukkende med en enkelt kilde, er udsat for større konkurrenceretlig
bevågenhed end ikke-eneforhandlingsaftaler, afhængigt af hvor stor en andel af
markedet de involverede parter sidder på. Før der indgås nogen form for
eneforhandlingsaftale på Selskabets vegne, skal der først indhentes godkendelse
hos [Corporate Legal Department].
Monopolisering
At have en betydelig andel af et vist markedssegment eller at
have en betydelig indflydelse på markedet er ikke ulovligt. Monopolisering
indebærer, at man opnår eller opretholder sin indflydelse på markedet ved hjælp
af korrupt taktik. Medarbejderne skal derfor undgå enhver form for taktik, som
kan tolkes som værende designet til at udelukke eller begrænse konkurrence.
Offentlige repræsentanter
Af og til har Selskabet forretningsmæssig og lovgivningsmæssig kontakt med
såvel ikke-lokale som lokale og såvel indenlandske som udenlandske offentlige
institutioner og repræsentanter. Medarbejderne må ikke give noget af værdi til
eller tage imod noget af værdi fra nogen embedsmand, medarbejder eller
repræsentant fra noget offentligt organ, som Selskabet har eller søger at opnå
forretningsmæssigt samarbejde med, eller som har et lovgivningsmæssigt ærinde
hos Selskabet.
INVESTORER OG OFFENTLIG HANDEL
Det er meget vigtigt, at de oplysninger vedrørende Selskabet, der udbredes
til de finansielle markeder, er både nøjagtige og konsistente. Af den grund er
[Corporate Finance Department] ansvarlig for al offentlig kommunikation med
aktionærer, analytikere, medier, lokalsamfund, offentlige repræsentanter samt
alle andre, der måtte have interesse i de økonomiske forhold. Nyheder, der kan
forventes at påvirke investorerne eller have indflydelse på markedet for Gerber-aktier,
må kun udsendes via særligt udpegede repræsentanter fra [Corporate Finance].
[Corporate Finance Department] fungerer som ordfører i både rutine- og
ikke-rutinesituationer.
ØKONOMI- OG REGNSKABSFORHOLD
Omhu ved udarbejdelse af Selskabets dokumenter, bilag
og øvrige data
Vi stoler alle på, at Selskabets dokumenter, bilag og øvrige
data er så omhyggeligt bearbejdede og fuldstændige, at de kan benyttes til
udarbejdelse af præcise årsrapporter og som grundlag for ledelsesbeslutninger og
for analyse af Selskabets virksomhed. Selskabet og hver af dets datterselskaber
er ansvarlige for, at Selskabets regnskaber, dokumenter, bilag, data og konti i
rimelig detaljeret grad nøjagtigt og reelt viser Selskabets dispositioner, samt
hvordan Selskabets aktiver er anbragt. Vi skal føre vore regnskaber i
overensstemmelse med almindeligt anerkendte regnskabsprincipper, Selskabets
interne styringssystem samt alle lovgivningsmæssige krav, der gælder for et
multinationalt børsnoteret selskab [i USA].
Selvom mange af vore medarbejdere måske ikke har kendskab til
vore regnskabsmæssige procedurer, er det hver medarbejders ansvar at sikre sig,
at alle regnskaber, bilag og øvrige data, som han/hun har med at gøre, er
nøjagtige, fuldstændige og pålidelige. Mange af disse bilag og data m.v. er af
afgørende betydning for driften af vor virksomhed. Usande, misvisende eller
ufuldstændige informationer underminerer Selskabets evne til at træffe gode
beslutninger om ressourcer, medarbejdere og planer og vil i nogle tilfælde
udgøre en overtrædelse af loven. Det er enhver medarbejders ansvar at sørge for,
at alle rapporter, bilag, fakturaer, tidsregistreringer, løn- og arbejdslister,
opmålinger, præstationsmålinger og øvrige betydningsfulde data bliver udarbejdet
på en omhyggelig og samvittighedsfuld måde.
Offentliggørelse samt kontrolforanstaltninger
For at kunne fastholde Selskabets fremragende omdømme, er det
nødvendigt, at alle de betydningsfulde informationer om Selskabet, som benyttes
på værdipapirsmarkedet, offentliggøres i fuldt omfang. De økonomiske og
ikke-økonomiske informationer, som vi offentliggør og anmelder til [Securities
and Exchange Commission] samt udsender i øvrige offentlige meddelelser fra
Selskabet, skal være ærlige, nøjagtige, rettidige og forståelige. Selskabets
offentliggørelsesproces er konstrueret således, at der sker en registrering,
bearbejdning, opsummering og indrapportering af alle de væsentlige informationer,
som er krævet i henhold til gældende love, regler og bekendtgørelser.
Medarbejdere, der er involveret i denne proces, er ansvarlige for fortsat at
holde sig ajour med de krav til offentliggørelse, som gælder for Selskabet.
Det er i modstrid med Selskabets politik bevidst at forvanske
eller udelade væsentlige informationer om Selskabet til andre, både inden for og
uden for Selskabet, herunder Selskabets eksterne revisorer. Behørig
indrapportering af pålidelige, sande og nøjagtige informationer er en
kompliceret proces, der kræver samarbejde mellem mange afdelinger og funktioner.
Vi må alle arbejde sammen for at sikre, at de informationer, der offentliggøres,
er pålidelige, sande og nøjagtige.
Opbevaring af regnskaber, bilag og øvrige data
Selskabet har udarbejdet en politik for opbevaring af
dokumenter med det formål at fastlægge perioder for opbevaring af regnskaber,
bilag og øvrige data, der er udarbejdet eller modtaget som et led i
virksomhedens normale drift. De bilag og data m.v., der er omfattet heraf, er
enhver form for information, uanset fysisk format, som er udarbejdet eller
modtaget i forbindelse med udførelsen af Selskabets virksomhed. Deres fysiske
format kan være i papirform, elektronisk form, magnetbånd, diskette, audio,
video, optisk billede m.v. Hver afdeling er ansvarlig for at opbevare, genfinde,
overføre og destruere afdelingens bilag og data m.v. i overensstemmelse med de
udarbejdede retningslinier for arkivering, opbevaring og arkiveringsperioder.
Selskabets mere detaljerede retningslinier for opbevaring af regnskaber, bilag
og øvrige data kan findes på Selskabets intranet.
Ændring, destruktion eller forfalskning af Selskabets
dokumenter, bilag eller øvrige data kan udgøre en strafbar handling. Destruktion
eller ændring af dokumenter med det formål at lægge hindringer i vejen for en
kommende eller forventet retssag er en strafbar handling, som kan medføre store
bøder og fængselsstraf. Destruktion eller forfalskning af dokumenter i andre
sammenhænge kan medføre overtrædelse af [amerikansk] lovgivning vedrørende
værdipapirer eller vedrørende retssikkerhed m.v.
Før du eventuelt destruerer nogen dokumenter, bilag eller
øvrige data, bør du tjekke Selskabets retningslinier for opbevaring af disse.
Hvis fremgangsmåden er uklar, hvis der opstår spørgsmål, eller hvis der er en
kommende eller forventet retssag, skal al destruktion af dokumenter først
godkendes skriftligt af [Corporate Legal Department].
Sikring af Selskabets aktiver
Vi har over for investorerne en forpligtelse til og et ansvar
for at beskytte Selskabets aktiver. Du er personligt ansvarlig og skal stå til
regnskab for, at der sker en behørig anvendelse af Selskabets midler på udgifter,
inklusive penge brugt på rejser eller kunderepræsentation. Du er også ansvarlig
for, at den del af Selskabets ejendom, som du har kontrol over, benyttes på
behørig vis, herunder såvel Selskabets ejendom og midler som ejendom, der er
blevet overgivet i din varetægt af kunder eller andre. Du forventes at holde
disse ejendele i god stand, så længe de er i din besiddelse. Selskabets aktiver
bør kun benyttes til legitime formål i forbindelse med Selskabets virksomhed og
må ikke uden behørig tilladelse sælges, udlånes eller foræres væk uanset deres
stand eller værdi.
[Financial Code of Conduct and Ethics for Chief
Executive Officer and Senior Financial Officers]
Ud over at være bundet af bestemmelserne i denne Code
vedrørende etisk adfærd, interessekonflikter og overholdelse af lovgivningen,
har Selskabet vedtaget en "[Financial Code of Conduct and Ethics for for
Chief Executive Officer and Senior Financial Officers]" (herefter kaldet
"[Financial Code]"), der specifikt gælder for vore ledende medarbejdere i
økonomifunktionen. Financial Code omhandler ærlig og etisk adfærd, herunder
undgåelse af interessekonflikter; fuld, ærlig, nøjagtig, rettidig og forståelig
information i periodiske rapporter fra Selskabet; overholdelse af love, regler
og bekendtgørelser; rettidig indrapportering, såfremt der sker overtrædelse af
Financial Code; og personligt ansvar for overholdelse af Financial Code.
Financial Code kan findes på Selskabets website.
Pligt til at indrapportere tvivlsomme regnskabs- og
revisionsforhold
Det er alle medarbejderes ansvar at indrapportere enhver
tvivlsom situation eller enhver bekymring vedrørende Selskabets regnskaber,
interne regnskabsstyring eller revisionsforhold, som de bliver opmærksomme på.
Du bør stille de rigtige spørgsmål på det rigtige tidspunkt, såfremt du får
kendskab til situationer som f.eks. følgende:
-
destruktion af regnskaber, bilag, øvrige data eller dokumenter med det
formål at lægge hindringer i vejen for en kommende eller påtænkt revision,
gennemgang eller offentlig undersøgelse.
Såfremt der skulle opstå sådanne spørgsmål eller betænkeligheder, bedes du
indrapportere dette til din chef eller til et af de behørige organer i Selskabet
som f.eks. [Corporate Legal Department] eller [Corporate Audit Director] i
overensstemmelse med den fremgangsmåde, der er beskrevet i Selskabets "Politik
vedrørende behandling af klager".
MEDARBEJDERPOLITIKKER
Retfærdig behandling af medarbejderne
Som medarbejder hos Gerber er dit personlige engagement samt
din kreativitet, uddannelse og energi af afgørende betydning for, at vi kan
fastholde vor førende position på de markeder, vi betjener, samt fortsætte vor
forretningsmæssige fremgang. For bedst muligt at kunne forbedre vore
medarbejderes personlige udvikling og jobtilfredshed, opfordrer vi til teamwork.
Din succes som en del af dette team afhænger af dit bidrag og din evne til at
skabe tiltro og tillid hos dine kolleger og din supervisor. Det er af afgørende
betydning, at man respekterer andres rettigheder og værdighed samt er
pligtopfyldende over for Selskabet. Vi skal hver især respektere hinandens
rettigheder, samtidig med at vi arbejder sammen i teams for at nå vore mål. For
at kunne fungere som en del af et team, skal man være pålidelig samt indstillet
på, at der stilles høje krav til medarbejdernes præstation. Samarbejdet mellem
de forskellige afdelinger kræver også teamwork.
Selskabet sætter pris på at have en bred medarbejdergruppe.
For at vore medarbejdere skal kunne bevare deres indbyrdes respekt, og for at
skabe et arbejdsmiljø, hvor medarbejderne bedst muligt kan udnytte deres
potentiale, har vi indført følgende medarbejderpolitikker:
-
at undgå forskelsbehandling på grund af race, religion, etnisk
oprindelse, nationalitet, køn, alder, statsborgerskab, militær status,
ægteskabelig status, seksuel orientering, invaliditet eller andre faktorer i
henhold til lovgivningen;
-
at respektere medarbejdernes ret til en værdig behandling samt til
fortrolighed om deres privatliv, hvorfor fortrolige medarbejderoplysninger,
herunder helbredsoplysninger, ikke må videregives unødigt.
Ulovlig chikane
Enhver form for sexchikane er strengt forbudt. Følgende er i
modstrid med Selskabets politik: uønsket seksuel flirten; uønskede seksuelle
tilnærmelser eller tilbud; skældsord af seksuel art; afpresning for eller
anmodning om kønslig omgang; unødvendig berøring af en medarbejder; billedlige
eller verbale kommentarer vedrørende en medarbejders krop; seksuelt nedgørende
beskrivelser af en medarbejder; fremvisning på arbejdspladsen af seksuelt
orienterede genstande eller billeder; seksuelt orienterede eller stødende
vittigheder; eller fysiske angreb. Uskyldige kommentarer vedrørende en
medarbejders udseende anses ikke i sig selv for at være upassende. For eksempel
er det ikke upassende at fortælle en medarbejder, at et bestemt sæt tøj ser pænt
ud. Men den måde, hvorpå kommentarerne afgives, eller indholdet af sådanne
kommentarer kan være på kant med loven, såfremt de er seksuelt orienterede eller
på anden måde stødende.
På tilsvarende måde kan racistiske angreb eller andre former
for chikane, herunder racediskriminerende sprog eller opførsel, skabe en
fjendtlig eller ubehagelig arbejdsplads, hvorfor dette ikke vil blive tolereret.
I forbindelse med ansættelse af nye medarbejdere har man som
udgangspunkt ikke lov til at stille spørgsmål, der går ud på at fastlægge
ansøgerens race, hudfarve, religion, tro osv. Nedenfor følger nogle eksempler på,
hvad man ikke må spørge om:
-
race, tro, religion, hudfarve, nationalitet, slægt, alder eller
ægteskabelig status.
-
privat tilknytning til organisationer, politiske partier, klubber,
broderskaber, foreninger, loger eller andre organisationer, dog ikke
erhvervsmæssige organisationer (hvilket kan fastlægge ansøgerens religion
eller tro).
Det er vigtigt at huske, at de lovmæssige begrænsninger for,
hvilke spørgsmål der må stilles, også omfatter mundtlige spørgsmål under en
ansættelsessamtale. Hovedsagen er, at man ikke skal spørge om oplysninger, som
man ikke har lovmæssig tilladelse til at spørge om.
Ud over at være ulovlig er chikane og diskrimination særdeles
nedbrydende og i modstrid med Selskabets mission. Selskabet vil tage skridt til
at sikre, at chikane og diskrimination ikke finder sted. Overtrædelse af denne
politik vil medføre en [disciplinærsag], der i værste fald kan resultere i
opsigelse.
Loven beskytter mennesker, som har klaget over
diskriminerende eller chikanerende adfærd. Det er ulovligt at diskriminere nogen,
fordi han/hun enten har opponeret mod en ulovlig diskriminerende handling, har
anklaget nogen for diskrimination eller chikane, eller har afgivet vidneudsagn
eller deltaget i en undersøgelse, retssag eller afhøring i anledning af en
anklage om diskrimination eller chikane.
Hvis for eksempel en ansøger nævner, at han/hun er involveret
i en retssag mod en tidligere arbejdsgiver på grund af en anklage om
diskrimination, skal du ikke hverken drøfte sagen yderligere eller lade denne
viden få indflydelse på din vurdering af ansøgeren.
Det er naturligvis ulovligt at udøve repressalier mod en
medarbejder, som har klaget over en ulovlig praksis, eller mod en medarbejder,
som har støttet en sådan klage.
Ansættelse af slægtninge, personligt forhold mellem
kolleger
For at undgå interessekonflikter fraråder Selskabet, at man
ansætter nære slægtninge i samme selskab. Ansættelse af en slægtning tillades
dog af Selskabet, såfremt ansøgerens kvalifikationer lever op til de krav, der
stilles til en medarbejder i den pågældende stilling, og såfremt ansættelsen af
slægtningen efter Selskabets mening ikke vil skabe eller se ud til at skabe en
interessekonflikt.
Ledende medarbejdere, der ønsker at ansætte, overdrage,
forfremme, fastsætte lønniveau for, tildele personalegoder til eller deltage i
nogen form for evaluering af enten deres egne slægtninge, andre ledende
medarbejderes slægtninge eller medarbejdere, hvortil de har et personligt
forhold, skal altid først indhente skriftlig godkendelse heraf fra deres
overordnede og fra [Executive Director for Human Resources]. Såfremt der skal
foretages et [review nr. 2] af en medarbejder (eller et højere [review-nummer],
såfremt det er blevet anbefalet at give tildelinger i henhold til Selskabets
motivationsfremmende ordninger) og den pågældende medarbejder er en slægtning,
skal den slægtning, der skulle have gennemført [review'et], overdrage opgaven
til sin nærmeste supervisor. Såfremt den nærmeste supervisor er den
administrerende direktør, skal den administrerende direktør overdrage opgaven
med [review nr. 2 (eller et eventuelt højere review-nummer)] til formanden for
[Management Development and Compensation Committee] eller - i tilfælde af
interessekonflikt - til et andet medlem af den pågældende [Committee], hvor der
ikke opstår interessekonflikt. I tilfælde af at et medlem af bestyrelsen kommer
ud for at skulle deltage i beslutninger, der påvirker en slægtnings
ansvarsområder, løn, bonus, forfremmelse, specifikke goder, tildelinger eller
andre forhold, der har betydning for slægtningens stilling, skal det pågældende
bestyrelsesmedlem afholde sig fra at deltage i drøftelserne og afstemningerne om
disse beslutninger.
Definition af slægtning
Ved "slægtninge" forstås ægtefæller, forældre, svigerforældre,
børn, bedsteforældre, børnebørn, søskende, svogre og svigerinder, tanter, mostre,
fastre, onkler, niecer og nevøer samt enhver person, hvortil medarbejderen har
et personligt forhold.
Definition af personligt forhold
Et personligt forhold omfatter, men er ikke begrænset til,
følgende: Personer, der har regelmæssigt samvær, som har fælles husholdning,
eller som bor sammen.
Underretning
Enhver medarbejder skal underrette [Human Resources], hvis
hans eller hendes forhold til en anden medarbejder ændrer sig på en sådan måde,
at det bliver omfattet af ovennævnte definition af "slægtning", hvorefter de
ovenfor beskrevne krav vil være gældende. Hvis der udvikler sig et personligt
forhold mellem en ledende medarbejder og en underordnet, skal begge medarbejdere
underrette den behørige leder. De oplysninger, der bliver underrettet, vil blive
holdt fortrolige.
Miljø, sundhed og sikkerhed
Selskabet har forpligtet sig til at drive virksomhed og
administrere vore verdensomspændende aktiver på en måde, som tager hensyn til
både sundhed, sikkerhed og miljø. Det er vor politik, at vi på alle væsentlige
områder vil overholde gældende sundheds-, sikkerheds- og miljølovgivning. Alle
medarbejdere forventes desuden at overholde vore politikker, planer, standarder
og procedurer.
IT- og kommunikationssystemer
Enhver medarbejder er til brug for udførelsen af sit arbejde
forsynet med telefon, PC og software, herunder netværksadgang til IT-systemerne
samt internet og e-mail, med det formål at forøge den personlige produktivitet
og få en effektiv styring af ejendomsretligt beskyttede dokumenter og viden på
en sikker og pålidelig måde.
Ligesom med alt andet udstyr og aktiver, der tilhører
Selskabet, er vi hver især ansvarlig for, at disse aktiver bruges på behørig
måde. Selvom du har tilladelse til lejlighedsvis at benytte Selskabets IT- og
kommunikationsudstyr til at sende eller modtage personlige beskeder, til at
besøge internet-sider, der ikke har direkte sammenhæng med dit job, eller til at
udarbejde private dokumenter eller filer, er du forpligtet til at holde sådanne
aktiviteter nede på et minimum. Du skal have tilladelse fra IT-afdelingen, før
du installerer software på en af Selskabets PC'er, eller før du kobler en privat
PC op på Selskabets netværk.
Du må ikke bruge nogen af Selskabets ressourcer til at
frembringe, udsende, lagre eller fremvise beskeder, billeder eller andet
materiale af upassende art. Selskabet anser bl.a. følgende for at være upassende
brug:
-
enhver brug, som er i modstrid med Selskabets politikker og praksis
eller med denne Code, herunder (men ikke begrænset til) eventuelle særskilte
Selskabs-politikker vedrørende brugen af e-mail, internetadgang, erhvervelse
af kunder, ligestilling samt ligebehandling for så vidt angår race, køn m.v.
-
bevidst afsendelse af enhver form for ulovlig, truende, grov, nedgørende,
seksuel eller på anden måde stødende information eller materiale;
-
bevidst uautoriseret downloading, uploading, afsendelse,
offentliggørelse, reproduktion eller distribution af data, software eller
andet materiale, som er ophavsretligt beskyttet, uden at man først har fået
tilladelse fra rettighedshaveren.
E-mail
E-mail er en kommunikationsmetode med konstant stigende
betydning, både internt i Selskabet og med visse autoriserede modtagere uden for
Selskabet. E-mails, der sendes eller modtages af fuldtidsmedarbejdere,
medarbejdere med tidsbegrænset ansættelse samt eksterne medarbejdere behandles
på samme måde som al anden forretningsmæssig korrespondance, bilag og øvrige
data. Alle typer forretningsmæssigt registrerede data og dokumenter vil kunne
blive overvåget eller gennemgået uden varsel.
Der er adskillige ting, som du bør overveje og huske på, når
du benytter Selskabets e-mail-system eller internet-adgang:
-
Kommunikation via e-mail, internet-besøg og downloading af data via
internettet kan blive registreret i en permanent log. Selvom man sletter en
besked fra sin inbox, har man ikke nogen sikkerhed for, at beskeden er helt
væk, eller at beskeden og eventuel vedhæftet information ikke kan genskabes
på en eller anden måde.
-
Trods det elektroniske medie bør alle e-mails uanset formål anses for at
være "dokumenter". De vil derfor kunne bruges til fremlæggelse i både civile
og strafferetlige retssager og er, når først de er lavet, generelt omfattet
af Selskabets dokumentopbevaringspolitik.
Man skal være lige så omhyggelig med elektronisk
kommunikation som med almindelig papir-kommunikation. De kommunikerede
informationer vil måske kunne "leve" længe og kan blive underkastet retlige
undersøgelser. Brugere bør rydde op i deres elektroniske data, samtidig med at
de dog skal overholde Selskabets politikker vedrørende opbevaring af regnskaber,
bilag og øvrige data. Det er forbudt at destruere elektronisk kommunikerede
data, som har relevans for faktiske eller forventede offentlige sager,
undersøgelser eller retssager.
Spørgsmål vedrørende brugen af e-mail og/eller internet-adgang,
herunder eventuel mistanke om overtrædelse, bør stiles til din overordnede, til
IT-afdelingen eller til [Corporate Legal Department].
Medarbejderne skal ikke regne med nogen form for "privatlivets
fred" omkring deres brug af e-mails og internet, inklusive private dokumenter og
filer, der er lagret på Selskabets udstyr. Al brug af e-mail og internet samt al
oprettelse af private dokumenter eller filer på Selskabets udstyr vil blive
overvåget af Selskabet.
Medarbejdere, der ikke overholder disse retningslinier,
risikerer at miste visse brugsprivilegier, samtidig med at de eventuelt udsættes
for andre [disciplinære sanktioner].
Adgang til systemet
Personlige passwords til Selskabets IT-system eller databaser
må ikke deles med nogen eller afsløres over for nogen. Dog skal alle sådanne
passwords oplyses af medarbejderne efter anmodning fra deres supervisor eller
nærmeste overordnede. Enhver undtagelse fra denne politik skal udarbejdes
skriftligt og underskrives af en direktør eller af [Business Unit President].
Password-adgang må ikke benyttes af medarbejderne til transmission eller lagring
af private data eller andre data, som ikke har relation til Selskabets
virksomhed.
Der kræves udtrykkelig godkendelse for at få adgang til noget
system eller nogen database, der indeholder fortrolige informationer, herunder
medarbejderdata; information vedrørende aktiebesiddelser, information vedrørende
deltagelse i medarbejderaktieoptionsordninger eller andre motivationsfremmende
ordninger, andre medarbejderes e-mails samt deres personsøger- og voicemail-beskeder.
Derudover bør man ikke hverken benytte eller distribuere software, som kan
ødelægge eller afbryde det daglige arbejde.
Uautoriseret adgang til sådanne informationer er en væsentlig
overtrædelse af andre medarbejderes ret til fortrolighed omkring deres private
oplysninger og vil kunne udgøre en særdeles stor hindring for opfyldelsen af
Selskabets mål. Dette vil have indflydelse på sanktionerne i tilfælde af
overtrædelse af denne politik.
Forbudte rusmidler
Selskabet har forpligtet sig til at have et sikkert
arbejdsmiljø, der er upåvirket af nogen form for alkohol- og narkotikamisbrug.
Besiddelse, uddeling, salg eller brug af illegale rusmidler på Selskabets område
er strengt forbudt. Alkoholmisbrug samt misbrug af andre stoffer på
arbejdspladsen er ligeledes en overtrædelse af denne Code.
Vi har politikker, der forbyder brugen af alkohol, illegale
stoffer samt andre forbudte ting, mens man opholder sig på Selskabets område. Vi
tillader heller ikke, at man besidder eller bruger våben eller sprængstoffer på
vor ejendom, medmindre man har opnået tilladelse fra en af Selskabets direktører.
Du har heller ikke tilladelse til at møde på arbejde, hvis du er under
indflydelse af alkohol eller illegale stoffer. Det er Selskabets politik at
teste jobansøgere for et eventuelt misbrug som et led i ansættelsesproceduren
samt på stikprøvebasis at foretage misbrugsundersøgelser, i det omfang det er
tilladt ved lov.
OVERHOLDELSE AF DENNE CODE
Indrapportering af overtrædelser af denne Code
Du bør være årvågen over for og opmærksom på situationer, som
kan medføre handlinger, der kan være i modstrid med lovgivningen eller de
adfærdsretningslinier, som fremgår af denne Code. Hvis du mener, at din egen
adfærd eller en kollegas adfærd kan have været i modstrid med sådan lovgivning
eller denne Code, har du pligt til at indrapportere dette forhold.
Generelt bør du først drøfte et sådant forhold med din
nærmeste supervisor eller et andet medlem af ledelsen. Men hvis du ikke mener,
at ledelsen har reageret behørigt på det pågældende forhold, eller hvis dine
betænkeligheder er så følsomme, at du ikke bryder dig om at gå direkte til
ledelsen, har Selskabet indført en indrapporteringsmetode, der gør det lettere
at foretage en anonym, fortrolig indrapportering af sådanne forhold. Denne
indrapporteringsmetode vil blive beskrevet i næste afsnit. Det vigtigste er, at
mulige overtrædelser bliver indrapporteret. Hvordan de indrapporteres, er
underordnet.
Anonym indrapportering
I Selskabets "Politik vedrørende behandling af klager"
har bestyrelsens [Audit and Finance Committee] etableret retningslinier (1) for
modtagelse, opbevaring og behandling af klager vedrørende både regnskabsføring,
interne regnskabsstyringsforanstaltninger, revisionsforhold og påståede
overtrædelser af denne Code og Selskabets Financial Code og (2) for
medarbejdernes og andres fortrolige og anonyme indrapportering af
betænkeligheder vedrørende tvivlsomme regnskabs- og revisionsforhold.
Såfremt du ønsker at indrapportere en mistanke om en
overtrædelse af denne Code eller Financial Code, kan du ringe til [Confidential
Employee Hotline på tlf. 00 1 866 384 4277] eller gå ind på
www.ethicspoint.com via internettet eller via linket på Gerbers intranet. En
liste over de internationale numre til [Confidential Employee Hotline] kan ses
på Selskabets website. Såvel hotline som website er tilgængelige døgnet rundt 7
dage om ugen og 365 dage om året. Hotline og www.ethicspoint.com er
bemandet af uafhængige, eksterne kræfter, som Selskabet har hyret. Alle
indrapporteringer på denne hotline henvises direkte til [Director of Corporate
Audit] og gøres ligeledes tilgængelige for Selskabets [General Counsel],
formanden for [Audit and Finance Committee] og Selskabets bestyrelsesformand. Du
behøver ikke at afsløre din egen identitet for at kunne indrapportere forhold på
denne hotline. Hvis du afslører din identitet, vil din identitet ikke blive
oplyst til [Audit and Finance Committee] eller til Selskabet, medmindre dette
vil være uundgåeligt i forbindelse med en eventuel undersøgelse af sagen.
Undersøgelser og [disciplinærsager]
[Corporate Legal Department], [Audit Department], [Human
Resources] og andre relevante afdelinger skal, hvor det skønnes hensigtsmæssigt,
samarbejde under ledelse af [Audit and Finance Committee] med det formål
omgående at indlede undersøgelser og fremsætte anbefalinger om korrigerende og [disciplinære]
handlinger. Afhængig af omstændighederne vil direktører og andre ledende
medarbejdere i nogle tilfælde blive inddraget for at vurdere og afgøre, hvilke
korrigerende og [disciplinære] handlinger der vil være hensigtsmæssige.
[Director of Corporate Audit] skal periodisk indrapportere eventuelle
overtrædelser af denne Code samt de korrigerende handlinger, der er sat i værk,
til [Audit and Finance Committee] og til bestyrelsesformanden. I nogle tilfælde
vil [Audit and Finance Committee] eller den samlede bestyrelse være ansvarlig
for at gennemføre undersøgelsen og afgøre, hvilke handlinger der skal foretages.
Hvis det skønnes hensigtsmæssigt, kan eksterne rådgivere deltage i
undersøgelserne.
Enhver, der overtræder denne Code eller Financial Code eller
nogen dertil knyttet politik eller procedure, vil blive udsat for en [disciplinærsag],
som i værste fald kan medføre en opsigelse af den pågældende persons
ansættelsesforhold i Selskabet. Overtrædelser af denne Code eller Financial Code
er ikke det eneste, der kan danne grundlag for en [disciplinærsag]. Selskabet
har også andre retningslinier og procedurer, der regulerer medarbejdernes adfærd,
og overtrædelse af disse retningslinier og procedurer kan også resultere i
korrigerende eller [disciplinære] handlinger.
Hvis den person, der indrapporterer overtrædelsen, selv har
været involveret heri, vil den pågældende person også blive omfattet af en [disciplinærsag],
uanset at det var ham/hende, der afslørede forholdet over for Selskabet. Under
sådanne omstændigheder vil det faktum, at den pågældende person afslørede
forholdet, blive anset for en formildende omstændighed, når der skal træffes
beslutning om udfaldet af personens [disciplinærsag].
Beskyttelse af personer, der indrapporterer tvivlsom
adfærd
Vor forpligtelse til at indføre høje etiske standarder
omfatter også et ansvar for at sikre, at medarbejderne kan indrapportere
overtrædelser uden at skulle være bange for repressalier. Du vil ikke blive
inddraget i en [disciplinærsag], miste dit job eller blive udsat for andre
former for repressalier, fordi du stiller spørgsmål ved eller giver udtryk for
betænkeligheder over for vore juridiske eller etiske forpligtelser, så længe du
handler i god tro. "God tro" betyder ikke, at du nødvendigvis skal have ret -
men det betyder, at du tror på, at det, du siger, er sandt. Det vigtigste er, at
du gør Selskabet opmærksom på dine spørgsmål eller betænkeligheder via en af de
kanaler, der er til rådighed for dig.
Medarbejderne må aldrig afskrækkes fra at benytte nogen af de
kanaler, der er til rådighed for dem i Selskabet. Selv en simpel udspørgen af en
person, der har indrapporteret en overtrædelse, kan utilsigtet virke som en form
for repressalier, da det kan få personen til at føle, at han/hun gjorde noget
forkert ved at vælge en metode frem for en anden. Enhver person, der
indrapporterer en overtrædelse af denne Code eller Financial Code, skal selv
kunne vælge, hvilken metode han/hun fortrækker at benytte i forbindelse med
indrapporteringen til Selskabet.
Enhver medarbejder, der iværksætter repressalier over for en
anden medarbejder, fordi denne har indrapporteret en faktisk overtrædelse eller
en mistanke om overtrædelse af vore juridiske eller etiske forpligtelser, vil
dermed overtræde denne Code eller Financial Code og vil blive udsat for en [disciplinærsag],
der i værste fald kan medføre opsigelse. Sådanne repressalier kan også udgøre en
overtrædelse af lovgivningen og kan derfor pålægge både den pågældende person og
Selskabet et juridisk ansvar.
Frafald og ændringer
Det kan forekomme hensigtsmæssigt, at en bestemmelse i denne
Code og/eller Financial Code frafaldes under en eller anden given omstændighed.
Såfremt en medarbejder gerne vil have, at en bestemmelse frafaldes, skal han/hun
kontakte sin supervisor, der så igen skal kontakte [Corporate Legal Department]
eller [Director of Corporate Audit] med henblik på en drøftelse af
frafaldsanmodningen.
Ethvert frafald af en bestemmelse i denne Code eller
Financial Code for en [executive officer] (inklusive eventuelle [senior
officers], som ikke er [executive officers]) eller et bestyrelsesmedlem i
Selskabet må kun foretages af bestyrelsen eller en af bestyrelsens komiteer og
vil blive offentliggjort i overensstemmelse med de krav, der stilles af
[Securities and Exchange Commission] og af [New York Stock Exchange].
Enhver ændring i en af bestemmelserne i denne Code og/eller i Financial Code,
som gælder for [senior officers], vil blive offentliggjort i overenstemmelse med
de krav, der stilles af [Securities and Exchange Commission] og af [New York
Stock Exchange].
KONKLUSION
Formålet med denne Code er at informere om de vigtigste
politikker og procedurer for udøvelsen af Selskabets virksomhed på en juridisk
og etisk hensigtsmæssig måde. Intet dokument er dog i sig selv tilstrækkeligt
til, at vi følger alle principperne i denne Code og når op på det etiske niveau,
vi søger at opnå. Faktisk skal vi alle hver især hver eneste dag stræbe efter at
fastholde disse principper i vor bevidsthed samt overholde principperne efter
allerbedste evne. Før vi foretager os nogen handlinger, skal vi altid stille os
selv følgende spørgsmål:
- Føles det rigtigt?
- Er denne handling etisk forsvarlig på alle måder?
- Overholder denne handling loven?
- Kan denne handling forekomme at være upassende?
- Forsøger jeg at narre nogen, inklusive mig selv, med hensyn til denne
handlings berettigelse?
Hvis en handling udløser det forkerte svar på nogen af disse
spørgsmål, skal handlingen ikke foretages. Vi kan ikke forvente, at
medarbejderne er perfekte, men vi kan godt forvente, at de handler i god tro.
Hvis du handler i ond tro eller undlader at indrapportere ulovlig eller uetisk
adfærd, vil du blive inddraget i en [disciplinærsag]. Vi håber, at du er enig i,
at den bedste fremgangsmåde er at være ærlig, oprigtig og til enhver tid gøre
det rette.
BEKRÆFTELSE AF MODTAGELSEN
Jeg bekræfter at have modtaget Gerber Scientific's [Code of
Business Conduct and Ethics] ("Code"). Jeg erkender at have et ansvar for at
læse denne Code og gøre mig bekendt med Selskabets politikker. Jeg bekræfter
endvidere, at hverken denne Code eller nogen af de deri nævnte politikker udgør
en ansættelseskontrakt eller en garanti for fortsat ansættelse hos Gerber
Scientific, dets datterselskaber og/eller dets tilknyttede selskaber, og at
Selskabet forbeholder sig ret til til enhver tid at ændre Selskabets politikker
og denne Code.
| |
|
Underskrift |
| |
|
Stilling/selskab eller afdeling |
| |
|
Dato |